Kế toán doanh nghiệp có showroom giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ và nghĩa vụ thuế. Tổ chức kế toán bài bản giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Doanh nghiệp có showroom không chỉ là “bán hàng tại cửa hàng” mà là mô hình có nhiều lớp dữ liệu cùng lúc
Doanh nghiệp có showroom thường phức tạp hơn một cửa hàng bán lẻ thông thường. Showroom vừa là nơi trưng bày sản phẩm, tư vấn khách hàng, nhận đơn, thu tiền đặt cọc, đôi khi trực tiếp xuất hàng, đồng thời cũng có thể kết nối với kho trung tâm, đội giao hàng và bộ phận thi công.
Chính vì vậy, kế toán không thể chỉ nhìn vào doanh thu phát sinh tại showroom. Cần theo dõi đồng thời hàng trưng bày, hàng có thể bán, hàng đang giữ cho khách, hàng đã đặt nhưng chưa giao, công nợ, tiền đặt cọc, chi phí vận hành showroom và doanh thu theo từng kênh.
Nếu các lớp dữ liệu này không được tách ngay từ đầu, showroom rất dễ trở thành điểm phát sinh chênh lệch giữa hàng thực tế, số liệu kho và báo cáo kế toán.
Hàng trưng bày không phải lúc nào cũng là hàng để bán ngay
Showroom thường có nhiều sản phẩm được đặt tại khu vực trưng bày để khách xem mẫu, màu sắc, kích thước hoặc trải nghiệm thực tế.
Một bộ thiết bị vệ sinh, mẫu gạch, bộ sen tắm, lavabo, bồn cầu hoặc tấm vật liệu trưng bày có thể vẫn thuộc tài sản của doanh nghiệp nhưng không còn ở trạng thái giống hàng nguyên đai nguyên kiện trong kho.
Một số sản phẩm có thể bán ngay nếu khách đồng ý mua hàng mẫu. Một số khác chỉ dùng để trưng bày và không được xuất bán.
Do đó, kế toán cần phân biệt rõ ít nhất:
Hàng tồn kho bình thường.
Hàng đang trưng bày.
Hàng mẫu không bán.
Hàng mẫu có thể bán.
Hàng trưng bày đã xuống cấp hoặc cần xử lý.
Nếu tất cả được ghi chung thành hàng tồn kho có thể bán thì bộ phận kinh doanh rất dễ nhận đơn vượt quá số lượng thực tế sẵn sàng giao.
Một sản phẩm có thể xuất hiện ở showroom, kho và công trình
Cùng một mã sản phẩm có thể tồn tại ở nhiều địa điểm khác nhau.
Ví dụ, một mẫu gạch có:
10 hộp tại showroom.
500 hộp tại kho trung tâm.
100 hộp đã được điều chuyển đến công trình nhưng chưa hoàn tất giao nhận.
Nếu hệ thống chỉ hiển thị tổng tồn là 610 hộp mà không phân biệt trạng thái và địa điểm, nhân viên bán hàng rất dễ hiểu nhầm rằng toàn bộ số hàng này đều có thể bán ngay.
Kế toán cần theo dõi tồn kho theo cả mã sản phẩm và vị trí.
Đối với hàng đã chuyển đến công trình nhưng chưa hoàn tất giao nhận, cũng nên có trạng thái riêng để tránh vừa tính là tồn kho sẵn bán vừa ghi nhận đã giao khách.
Doanh thu có thể phát sinh từ khách lẻ, đại lý và dự án
Showroom có thể phục vụ nhiều nhóm khách hàng cùng lúc.
Khách lẻ thường mua số lượng nhỏ và thanh toán ngay.
Đại lý hoặc đối tác có thể được áp dụng bảng giá riêng và hưởng chiết khấu.
Khách dự án có thể đặt số lượng lớn, giao nhiều lần và thanh toán theo tiến độ.
Nếu kế toán chỉ gom toàn bộ thành “doanh thu showroom”, doanh nghiệp sẽ không biết nhóm khách hàng nào thực sự mang lại hiệu quả.
Nên phân loại doanh thu tối thiểu theo:
Doanh thu khách lẻ.
Doanh thu đại lý.
Doanh thu nhà thầu.
Doanh thu dự án.
Doanh thu bán hàng mẫu nếu có.
Việc này giúp doanh nghiệp đánh giá được kênh nào có doanh thu cao nhưng biên lợi nhuận thấp và kênh nào tạo dòng tiền tốt hơn.
Chi phí showroom thường cao nhưng khó phân bổ nếu không tách từ đầu
Showroom thường nằm tại vị trí dễ tiếp cận khách hàng nên chi phí vận hành có thể khá cao.
Các khoản phổ biến gồm:
Tiền thuê mặt bằng.
Chi phí thiết kế và trang trí.
Điện chiếu sáng.
Nhân viên tư vấn bán hàng.
Marketing.
Khấu hao nội thất.
Chi phí vệ sinh và bảo trì.
Chi phí thay mẫu trưng bày.
Nếu những khoản này được ghi chung vào chi phí toàn công ty thì rất khó đánh giá showroom có thực sự hiệu quả hay không.
Ngay từ đầu, doanh nghiệp nên thiết lập showroom như một trung tâm chi phí riêng.
Khi đó, doanh thu tạo ra từ showroom có thể được so sánh với chi phí trực tiếp để đánh giá khả năng hoàn vốn của từng điểm.
Công nợ và tiền đặt cọc xuất hiện nhiều hơn mô hình bán lẻ thông thường
Khách đến showroom không phải lúc nào cũng mua và nhận hàng ngay.
Đối với gạch, thiết bị vệ sinh, nội thất hoặc vật liệu hoàn thiện, khách thường chọn mẫu trước rồi đặt cọc để giữ hàng hoặc đặt hàng từ nhà cung cấp.
Một đơn hàng có thể trải qua nhiều bước:
Chọn mẫu.
Báo giá.
Đặt cọc.
Đặt hàng.
Giao một phần.
Giao phần còn lại.
Thanh toán.
Do đó, kế toán phải phân biệt rõ tiền đặt cọc với tiền thanh toán cho hàng đã giao.
Nếu khách đặt cọc 50 triệu đồng cho một đơn hàng 200 triệu đồng nhưng hàng chưa giao, hệ thống cần thể hiện rõ khoản tiền khách đã ứng và giá trị nghĩa vụ còn lại.
Không nên chỉ nhìn tiền vào tài khoản rồi mặc định toàn bộ là doanh thu hoàn thành.
Trước khi hạch toán, kế toán phải xác định showroom đang đóng vai trò gì trong chuỗi bán hàng
Không phải showroom nào cũng vận hành giống nhau.
Có showroom chỉ có chức năng trưng bày. Có showroom trực tiếp bán và thu tiền. Có điểm chỉ tiếp nhận đơn rồi chuyển về kho trung tâm xử lý.
Cũng có showroom vừa bán vật liệu vừa tổ chức giao hàng, lắp đặt hoặc thi công.
Nếu kế toán không hiểu vai trò thực tế của showroom, rất dễ thiết kế sai quy trình ghi nhận doanh thu, kho và chi phí.
Showroom chỉ để trưng bày và tư vấn
Trong mô hình này, showroom chủ yếu dùng để khách xem mẫu và nhận tư vấn.
Hàng bán thực tế được xuất từ kho trung tâm hoặc một đơn vị khác.
Showroom có thể không duy trì lượng hàng thương mại lớn ngoài hàng mẫu.
Kế toán cần tập trung vào:
Chi phí vận hành showroom.
Hàng mẫu.
Nguồn khách phát sinh từ showroom.
Đơn hàng được chuyển về đơn vị nào.
Doanh thu quản trị có được ghi nhận cho showroom hay không.
Nếu showroom chỉ là điểm giới thiệu nhưng tạo ra phần lớn khách hàng thì doanh nghiệp vẫn nên có cơ chế đo lường hiệu quả thay vì xem đây chỉ là một khoản chi phí.
Showroom vừa trưng bày vừa bán hàng trực tiếp
Đây là mô hình phổ biến hơn.
Showroom có một lượng hàng sẵn để khách mua trực tiếp, đồng thời vẫn trưng bày các mẫu không có sẵn.
Kế toán cần tách rõ khu vực hàng bán và hàng mẫu.
Mỗi giao dịch bán trực tiếp nên làm giảm tồn kho thực tế tại showroom.
Nếu khách mua sản phẩm đang trưng bày, cần chuyển trạng thái từ hàng mẫu sang hàng bán trước hoặc đồng thời với giao dịch.
Không nên để nhân viên giao hàng mẫu cho khách nhưng hệ thống vẫn giữ nguyên số lượng tại showroom.
Showroom nhận đơn nhưng kho trung tâm mới xuất hàng
Trong mô hình này, showroom là nơi phát sinh giao dịch bán nhưng hàng lại được xuất từ kho khác.
Ví dụ, khách đến showroom tại quận A chọn 100 m² gạch. Showroom tạo đơn hàng nhưng kho trung tâm ở quận B trực tiếp giao cho khách.
Kế toán cần xác định rõ:
Showroom nào tạo đơn.
Kho nào xuất hàng.
Doanh thu quản trị thuộc đơn vị nào.
Chi phí vận chuyển thuộc đâu.
Công nợ khách được theo dõi tại đâu.
Nếu không có nguyên tắc rõ, doanh thu có thể được ghi cho một điểm nhưng toàn bộ chi phí lại nằm ở điểm khác, làm sai báo cáo hiệu quả.
Showroom kết hợp giao hàng và thi công
Một số showroom không chỉ bán vật liệu mà còn nhận lắp đặt hoặc thi công.
Ví dụ, bán thiết bị vệ sinh kèm lắp đặt, bán đá kèm thi công, bán sàn kèm lắp đặt hoặc bán vật liệu hoàn thiện kèm nhân công.
Khi đó, kế toán cần tách được phần hàng hóa và phần dịch vụ.
Một hợp đồng có thể bao gồm:
Giá vật liệu.
Chi phí vận chuyển.
Nhân công.
Phụ kiện.
Chi phí thi công.
Các khoản phát sinh.
Nếu gom toàn bộ thành một doanh thu chung, doanh nghiệp sẽ không biết lợi nhuận đến từ bán hàng hay dịch vụ.
Showroom là điểm bán thuộc chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh
Về quản trị, doanh nghiệp cần xác định showroom thuộc đơn vị nào trong cơ cấu.
Nếu showroom thuộc chi nhánh, doanh thu, chi phí và hàng hóa có thể cần được gắn với mã chi nhánh đó.
Nếu showroom là một địa điểm kinh doanh riêng, vẫn cần có mã nội bộ để theo dõi.
Không nên để cùng một showroom xuất hiện dưới nhiều tên như “Showroom 1”, “Cửa hàng A”, “Điểm bán A” trên các hệ thống khác nhau.
Một mã thống nhất giúp liên kết được bán hàng, kho, nhân viên, chi phí và công nợ.
Bản đồ dòng hàng nên được xây trước sơ đồ tài khoản
Trước khi thiết lập cách hạch toán, doanh nghiệp nên vẽ dòng đi của hàng hóa.
Một mô hình phổ biến có thể là:
Nhà cung cấp → kho trung tâm → showroom → khách hàng.
Nhưng thực tế cũng có thể phát sinh:
Nhà cung cấp → kho trung tâm → công trình.
Nhà cung cấp → showroom.
Showroom → kho trung tâm.
Showroom → khách.
Khách → showroom hoặc kho khi trả hàng.
Khi tất cả luồng hàng đã được xác định, kế toán mới có thể thiết kế cách theo dõi kho và chứng từ phù hợp.
Hàng từ nhà cung cấp về kho trung tâm
Phần lớn hàng thương mại thường được tập trung tại kho trung tâm.
Kho cần kiểm nhận số lượng, mã hàng, quy cách và tình trạng trước khi ghi tăng tồn.
Sau đó, một phần được giữ lại để bán trực tiếp từ kho, phần khác được điều chuyển đến showroom.
Kế toán cần biết rõ mỗi lô đang nằm ở đâu thay vì chỉ biết tổng tồn của toàn doanh nghiệp.
Hàng điều chuyển từ kho đến showroom
Điều chuyển hàng từ kho trung tâm đến showroom không phải giao dịch bán hàng.
Tổng tài sản của doanh nghiệp không thay đổi nhưng địa điểm giữ hàng thay đổi.
Do đó, hệ thống cần giảm hàng tại kho gửi và tăng hàng tại showroom nhận.
Đặc biệt với hàng trưng bày, cần xác định ngay mục đích điều chuyển.
Ví dụ:
Điều chuyển để bán.
Điều chuyển làm mẫu.
Điều chuyển phục vụ chương trình trưng bày.
Nếu không phân loại, hàng mẫu có thể bị hệ thống xem là hàng thương mại sẵn bán.
Hàng từ showroom chuyển đến khách
Nếu showroom có hàng sẵn và trực tiếp giao khách, mỗi lần giao cần làm giảm tồn kho showroom.
Đối với đơn giao tận nơi, nên liên kết phiếu xuất với đơn hàng và chứng từ giao nhận.
Nếu nhân viên lấy hàng mẫu giao khách thì phải ghi nhận đúng trạng thái trước khi xuất.
Không nên dùng cách cuối tháng mới tổng hợp số lượng hàng showroom đã giao vì khả năng chênh lệch sẽ rất cao.
Hàng khách trả lại quay về showroom hay kho?
Đây là câu hỏi doanh nghiệp cần quy định trước.
Khách mua tại showroom nhưng hàng được giao từ kho trung tâm. Khi trả lại, khách có thể mang trực tiếp đến showroom.
Nếu showroom nhận hàng nhưng hệ thống lại nhập lại tại kho trung tâm thì dữ liệu sẽ lệch địa điểm.
Doanh nghiệp nên có quy trình:
Nơi nào nhận hàng trả.
Ai kiểm tra tình trạng.
Hàng còn bán được hay không.
Hàng được nhập lại kho nào.
Có cần chuyển về kho trung tâm hay giữ tại showroom.
Việc này đặc biệt quan trọng với gạch, thiết bị vệ sinh và hàng hoàn thiện vì hàng đã mở bao bì hoặc sử dụng thử có thể không còn trạng thái như ban đầu.
Hàng trưng bày là khu vực dễ làm sai tồn kho nhất
Hàng mẫu thường nằm ngoài kho chính, được nhân viên showroom sử dụng hàng ngày và có thể không được kiểm kê thường xuyên.
Vì vậy, đây là nhóm rất dễ bị bỏ khỏi hệ thống quản lý.
Doanh nghiệp có thể có hàng trăm triệu đồng, thậm chí nhiều hơn, nằm dưới dạng hàng trưng bày nhưng không biết chính xác số lượng và giá trị.
Hàng mẫu vẫn thuộc tài sản doanh nghiệp
Việc sản phẩm được đưa ra khỏi kho để trưng bày không đồng nghĩa sản phẩm biến mất khỏi hệ thống tài sản.
Doanh nghiệp vẫn cần biết:
Hàng mẫu đang ở showroom nào.
Mã nào.
Số lượng bao nhiêu.
Giá trị theo dõi bao nhiêu.
Người nào chịu trách nhiệm quản lý.
Nếu không có danh sách riêng, đến khi thay đổi showroom hoặc kiểm kê, doanh nghiệp rất khó xác định thiếu hụt.
Hàng trưng bày có thể mất giá trị theo thời gian
Không giống hàng nguyên kiện trong kho, hàng trưng bày thường chịu tác động trực tiếp của việc sử dụng, ánh sáng, bụi bẩn hoặc khách trải nghiệm.
Một mẫu thiết bị vệ sinh trưng bày nhiều năm có thể khó bán bằng giá hàng mới.
Mẫu gạch cũ có thể không còn trong bộ sưu tập hiện tại.
Sơn mẫu hoặc vật liệu hoàn thiện cũng có thể hết xu hướng.
Doanh nghiệp nên định kỳ đánh giá tình trạng hàng mẫu và xây dựng phương án tiếp tục sử dụng, thanh lý hoặc thay mới.
Hàng demo bị trầy xước cần theo dõi tình trạng riêng
Một sản phẩm demo có thể vẫn bán được nhưng cần giảm giá do đã bị trầy, móp hoặc mất bao bì.
Nếu hệ thống chỉ ghi số lượng mà không ghi trạng thái, nhân viên có thể vô tình báo cho khách đây là hàng mới.
Nên có trạng thái như:
Mới.
Đang trưng bày.
Trầy nhẹ.
Thiếu bao bì.
Thanh lý.
Không còn bán được.
Việc phân loại giúp cả kế toán, kho và bộ phận bán hàng cùng nhìn thấy tình trạng thực tế.
Khi bán hàng trưng bày phải xác định đúng giá vốn
Hàng mẫu có thể đã được sử dụng cho mục đích trưng bày trong một thời gian dài nhưng khi bán vẫn cần xác định giá vốn của giao dịch.
Doanh nghiệp không nên chỉ ghi nhận toàn bộ tiền bán thành lợi nhuận vì sản phẩm vẫn có giá trị kế toán cần được xử lý.
Ví dụ, một bộ thiết bị có giá trị theo dõi 12 triệu đồng được bán thanh lý với giá 9 triệu đồng. Doanh nghiệp cần phản ánh được chênh lệch giữa giá trị bán và giá trị đang ghi nhận sau khi xem xét cách xử lý kế toán phù hợp.
Việc này giúp báo cáo lợi nhuận không bị tăng ảo khi thanh lý hàng trưng bày.
Không nên để nhân viên showroom tự theo dõi hàng mẫu bằng file riêng
Một lỗi phổ biến là dữ liệu kho nằm trên phần mềm nhưng hàng mẫu lại được nhân viên showroom quản lý bằng Excel hoặc một file cá nhân.
Khi đó, doanh nghiệp xuất hiện hai hệ thống tồn kho song song.
Kho trung tâm biết hàng đã chuyển đi nhưng không biết hàng mẫu còn hay đã bán.
Showroom biết hàng đang trưng bày nhưng kế toán không biết giá trị và trạng thái thực tế.
Khi nhân viên nghỉ việc hoặc file không được cập nhật, dữ liệu có thể mất hoàn toàn.
Do đó, hàng mẫu nên nằm trong cùng hệ thống quản lý với hàng hóa chính, nhưng được tách bằng mã kho, vị trí hoặc trạng thái riêng.
Khi showroom, kho trung tâm và kế toán cùng sử dụng một nguồn dữ liệu, doanh nghiệp mới biết chính xác một sản phẩm đang nằm ở đâu, đang để bán hay trưng bày, đã giữ cho khách hay chưa và giá trị thực tế còn lại là bao nhiêu. Đây là nền tảng để quản trị showroom bằng dữ liệu thay vì phụ thuộc vào trí nhớ của nhân viên.
Doanh nghiệp nên tách mã “hàng bán” và “hàng trưng bày” đến mức nào?
Trong doanh nghiệp vật liệu xây dựng có showroom, hàng trưng bày và hàng để bán thường rất dễ bị quản lý lẫn với nhau. Cùng một mẫu gạch, thiết bị vệ sinh, sơn hoặc vật liệu hoàn thiện có thể vừa có hàng nguyên kiện trong kho, vừa có một sản phẩm được đưa ra showroom để khách xem mẫu.
Nếu doanh nghiệp tách mã quá nhiều, hệ thống sẽ trở nên rối và khó đối chiếu. Nhưng nếu dùng chung hoàn toàn mà không phân biệt trạng thái, kế toán lại không biết đâu là hàng có thể bán ngay, đâu là hàng mẫu, đâu là hàng đã qua sử dụng trưng bày và cần giảm giá.
Cách phù hợp thường là giữ một cấu trúc mã hàng thống nhất nhưng kết hợp thêm thông tin về kho, trạng thái, lô hoặc serial tùy đặc điểm từng sản phẩm.
Dùng chung mã nhưng khác kho
Đối với hàng trưng bày vẫn còn nguyên trạng và về bản chất vẫn là cùng một sản phẩm với hàng đang bán, doanh nghiệp không nhất thiết phải tạo một mã hàng mới.
Ví dụ, doanh nghiệp có mã “Gạch 60×120 mẫu A”. Trong kho trung tâm còn 100 thùng và showroom đang trưng bày một số viên cùng mẫu.
Có thể vẫn sử dụng cùng mã hàng nhưng tách vị trí quản lý thành kho chính và kho showroom.
Cách này giúp doanh nghiệp nhìn được tổng lượng hàng của cùng một sản phẩm mà không phải tạo thêm nhiều mã trùng.
Báo cáo có thể cho biết tổng cộng còn bao nhiêu hàng, trong đó bao nhiêu ở kho bán và bao nhiêu đang tại showroom.
Tách mã khi tình trạng hàng khác nhau
Không phải hàng trưng bày nào cũng có chất lượng tương đương hàng mới.
Ví dụ, lavabo trưng bày lâu ngày có thể bị trầy nhẹ, vòi nước có thể đã được lắp thử hoặc một bộ thiết bị vệ sinh đã tháo bao bì và không còn nguyên trạng.
Nếu doanh nghiệp vẫn quản lý những sản phẩm này giống hàng mới thì giá trị tồn kho và khả năng bán sẽ bị phản ánh cao hơn thực tế.
Trong trường hợp tình trạng hàng đã thay đổi đáng kể, doanh nghiệp có thể sử dụng mã trạng thái, mã phụ hoặc một nhóm kho riêng như “hàng trưng bày”, “hàng giảm phẩm cấp” hoặc “hàng bán thanh lý”.
Mục tiêu là có thể phân biệt ngay trên hệ thống giữa hàng mới nguyên trạng và hàng đã qua trưng bày.
Theo dõi serial nếu là thiết bị hoặc sản phẩm giá trị cao
Đối với thiết bị có giá trị cao hoặc từng sản phẩm có số nhận diện riêng, quản lý theo serial sẽ hiệu quả hơn chỉ theo số lượng.
Ví dụ, máy nước nóng, thiết bị điện, máy bơm, thiết bị nhà tắm cao cấp hoặc một số sản phẩm có bảo hành theo serial cần được theo dõi từng chiếc.
Khi một sản phẩm được chuyển ra showroom, hệ thống nên biết chính xác serial nào đang trưng bày.
Khi bán sản phẩm đó, doanh nghiệp cũng có thể xác định thời gian đã trưng bày, tình trạng hiện tại và chính sách giá áp dụng.
Cách này còn hỗ trợ quản lý bảo hành và truy xuất nguồn gốc khi khách hàng phản ánh sau bán.
Quản lý theo lô nếu hàng có màu sắc hoặc mẫu mã đặc thù
Một số vật liệu như gạch, đá, sơn hoặc sản phẩm trang trí có thể có khác biệt giữa các lô sản xuất.
Hai lô cùng mã hàng nhưng màu sắc hoặc sắc độ có thể không hoàn toàn giống nhau.
Nếu showroom trưng bày mẫu thuộc lô A nhưng kho hiện chỉ còn lô B thì nhân viên bán hàng cần biết sự khác biệt này trước khi tư vấn khách.
Doanh nghiệp có thể quản lý mã hàng chung nhưng bổ sung số lô, mã màu hoặc thông tin batch.
Khi đó, showroom có thể xác định rõ mẫu đang trưng bày thuộc lô nào và lượng tồn tương ứng còn bao nhiêu.
Điều này đặc biệt quan trọng với khách dự án cần mua số lượng lớn và yêu cầu đồng nhất màu sắc.
Cách tránh nhân đôi dữ liệu trên phần mềm
Nguyên tắc quan trọng là không tạo mã mới chỉ vì hàng thay đổi vị trí.
Một sản phẩm từ kho chuyển ra showroom vẫn nên giữ mã gốc nếu bản chất hàng không thay đổi.
Doanh nghiệp nên dùng các trường thông tin khác như kho, vị trí, trạng thái, serial hoặc lô để phân biệt.
Chỉ nên tách mã khi sản phẩm thực sự khác về quy cách, tình trạng hoặc đặc tính cần quản lý.
Nếu không có nguyên tắc này, cùng một mẫu gạch có thể xuất hiện dưới ba mã như “Gạch A kho”, “Gạch A showroom” và “Gạch A mẫu”. Sau một thời gian, tồn kho sẽ bị chia nhỏ và rất khó đối chiếu.
Điều chuyển hàng giữa kho và showroom không phải là bán hàng
Khi hàng được chuyển từ kho trung tâm đến showroom để trưng bày hoặc phục vụ bán tại điểm, về bản chất doanh nghiệp chỉ đang thay đổi vị trí lưu giữ hàng.
Không nên ghi nhận doanh thu chỉ vì hàng đã rời kho chính.
Điều quan trọng là hệ thống phải giảm tồn tại kho gửi và tăng tồn tại showroom hoặc chuyển sang trạng thái đang điều chuyển.
Nếu quy trình này không rõ, doanh nghiệp rất dễ xuất hiện tình trạng một mặt hàng cùng lúc tồn ở cả kho chính và showroom trên phần mềm.
Phiếu xuất điều chuyển
Khi hàng rời kho chính để đưa đến showroom, kho gửi cần lập phiếu điều chuyển.
Phiếu nên thể hiện mã hàng, số lượng, đơn vị tính, kho đi, kho đến, ngày chuyển và người phụ trách.
Đối với hàng có serial hoặc lô, thông tin đó cũng nên được thể hiện.
Phiếu điều chuyển không nên được xử lý giống phiếu xuất bán cho khách.
Mục tiêu của chứng từ này là ghi nhận hàng đã rời vị trí cũ nhưng vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Phiếu nhập tại showroom
Showroom cần xác nhận số lượng thực tế nhận được.
Không nên mặc định số lượng nhập bằng đúng số lượng kho trung tâm đã xuất.
Ví dụ, kho trung tâm xuất 20 bộ thiết bị nhưng showroom chỉ nhận đủ 19 bộ do một kiện bị giao nhầm hoặc đang được vận chuyển bổ sung.
Nếu hệ thống tự động ghi showroom nhận đủ 20 bộ thì chênh lệch sẽ bị che khuất.
Việc xác nhận độc lập ở hai đầu giúp doanh nghiệp kiểm soát trách nhiệm rõ hơn.
Đối chiếu số lượng hai đầu
Mỗi đợt điều chuyển nên có cơ chế đối chiếu giữa kho gửi và kho nhận.
Các thông tin cần kiểm tra gồm mã hàng, số lượng, tình trạng, serial hoặc lô nếu có.
Nếu kho gửi báo 50 thùng gạch nhưng showroom chỉ nhận 49 thùng thì phải xác định ngay nguyên nhân.
Không nên để chênh lệch treo nhiều ngày rồi điều chỉnh bằng số liệu tổng.
Đối chiếu ngay sau giao nhận sẽ giúp truy lại phương tiện, nhân viên giao hàng và chứng từ dễ dàng hơn.
Xử lý hàng đang đi đường
Khoảng thời gian từ lúc hàng rời kho chính đến lúc showroom xác nhận nhận hàng cần được quản lý riêng.
Doanh nghiệp có thể sử dụng trạng thái “hàng đang điều chuyển” hoặc “hàng đang đi đường”.
Khi kho gửi xác nhận xuất, hàng chuyển sang trạng thái trung gian này.
Khi showroom xác nhận nhận đủ thì hàng mới được đưa vào tồn kho showroom.
Nhờ vậy, doanh nghiệp không bị tình trạng hàng đã giảm ở kho gửi nhưng chưa xuất hiện ở đâu khác trên hệ thống.
Đây cũng là cách kiểm soát các chuyến điều chuyển kéo dài bất thường.
Kiểm soát chênh lệch khi vận chuyển nội bộ
Điều chuyển nội bộ vẫn có thể phát sinh mất mát, bể vỡ hoặc sai hàng.
Gạch và thiết bị vệ sinh có thể bị vỡ. Sơn có thể móp thùng. Một số sản phẩm có thể bị giao nhầm mã.
Khi phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp cần lập biên bản và xác định nguyên nhân.
Không nên để showroom tự sửa số lượng nhập cho khớp thực tế mà không có hồ sơ, vì khi đó phần thiếu tại kho gửi sẽ không được giải thích.
Nếu phát sinh hư hỏng trong quá trình vận chuyển, cần xác định hàng còn bán được, phải giảm giá hay chuyển sang xử lý riêng.
Doanh thu showroom cần được tách theo nguồn khách để nhìn đúng hiệu quả
Showroom không chỉ là nơi bán hàng trực tiếp.
Nó có thể đóng vai trò trưng bày, tư vấn, tiếp nhận khách online, hỗ trợ nhân viên kinh doanh hoặc làm điểm chốt đơn cho khách dự án.
Nếu tất cả doanh thu phát sinh có liên quan đến showroom đều được gộp vào một nhóm thì doanh nghiệp khó biết showroom thực sự tạo ra bao nhiêu khách và bao nhiêu lợi nhuận.
Doanh thu nên được phân tích ít nhất theo nguồn khách và điểm thực hiện đơn hàng.
Khách lẻ mua trực tiếp
Đây là nhóm doanh thu phản ánh rõ nhất khả năng tạo khách tại showroom.
Khách tự đến, xem sản phẩm, chọn hàng và mua trực tiếp.
Doanh nghiệp nên theo dõi riêng số lượng khách, số đơn, doanh thu và giá trị đơn hàng trung bình.
Nếu showroom có chi phí thuê cao nhưng lượng khách tự nhiên rất thấp thì đây là tín hiệu cần xem lại hiệu quả vị trí.
Ngược lại, một showroom tạo nhiều giao dịch trực tiếp có thể được đánh giá như một điểm bán độc lập.
Khách đặt tại showroom nhưng giao từ kho
Đây là mô hình rất phổ biến.
Khách đến showroom xem mẫu và chốt đơn nhưng hàng thực tế không nằm tại showroom. Kho trung tâm hoặc kho khu vực sẽ giao trực tiếp cho khách.
Nếu doanh thu chỉ được ghi theo kho xuất hàng thì showroom sẽ không được ghi nhận đóng góp.
Hệ thống quản trị nên tách nơi tạo đơn và nơi giao hàng.
Showroom được ghi nhận là nguồn tạo doanh thu, trong khi kho trung tâm được ghi nhận là điểm thực hiện giao hàng.
Nhờ đó, doanh nghiệp đánh giá được cả năng lực bán hàng của showroom và hiệu quả vận hành của kho.
Khách dự án
Khách dự án thường có giá trị đơn hàng lớn nhưng thời gian từ lúc xem mẫu đến khi ký hợp đồng có thể kéo dài.
Showroom có thể là nơi kiến trúc sư, nhà thầu hoặc chủ đầu tư đến xem vật liệu trước khi quyết định.
Doanh nghiệp nên lưu thông tin nguồn khách ngay từ giai đoạn đầu.
Khi hợp đồng được ký sau một hoặc hai tháng, hệ thống vẫn phải xác định được dự án đó bắt đầu từ showroom nào.
Nếu không, doanh thu lớn thường sẽ được ghi hết cho bộ phận hợp đồng hoặc trụ sở và showroom bị đánh giá thấp hơn đóng góp thực tế.
Khách do nhân viên kinh doanh mang về
Nhân viên kinh doanh có thể đưa khách đến showroom để xem mẫu và chốt đơn.
Trong trường hợp này, cần phân biệt showroom là nơi hỗ trợ bán hàng còn nguồn khách thuộc nhân viên kinh doanh.
Doanh nghiệp có thể cùng lúc ghi nhận mã nhân viên và mã showroom.
Cách này giúp đánh giá đúng hiệu quả của từng kênh mà không phải tranh luận doanh thu thuộc về ai.
Ví dụ, báo cáo có thể cho biết đơn hàng được tạo bởi nhân viên A, tư vấn tại showroom B và giao từ kho C.
Khách online đến showroom xem mẫu rồi chốt đơn
Hành trình khách hàng hiện nay thường đi qua nhiều kênh.
Khách có thể nhìn thấy quảng cáo trên mạng, nhắn tin hỏi giá, sau đó đến showroom xem mẫu rồi mới đặt hàng.
Nếu chỉ ghi doanh thu cho showroom thì doanh nghiệp không đánh giá được hiệu quả của marketing online.
Nếu chỉ ghi cho kênh online thì lại bỏ qua vai trò chốt đơn của showroom.
Hệ thống nên cho phép lưu cả nguồn khách ban đầu và điểm chốt đơn.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết marketing tạo bao nhiêu khách đến showroom và showroom chuyển đổi bao nhiêu khách đó thành đơn hàng.
Tiền đặt cọc tại showroom không nên ghi nhận ngay thành doanh thu
Showroom thường thu tiền cọc trước khi giao hàng, đặc biệt đối với gạch, thiết bị vệ sinh, đá, nội thất hoặc các đơn hàng dự án.
Tuy nhiên, khách chuyển tiền không đồng nghĩa doanh nghiệp đã hoàn tất việc bán hàng.
Khoản tiền có thể chỉ nhằm giữ hàng, giữ giá hoặc xác nhận ý định mua.
Kế toán cần theo dõi riêng tiền khách ứng trước và chỉ xử lý doanh thu phù hợp khi giao dịch đáp ứng điều kiện tương ứng.
Nếu ghi doanh thu ngay khi thu cọc, báo cáo bán hàng có thể tăng trước trong khi hàng vẫn còn trong kho và nghĩa vụ giao hàng chưa hoàn thành.
Đặt cọc giữ hàng
Khách có thể yêu cầu showroom giữ một số lượng hàng nhất định trong vài ngày.
Ví dụ, khách đặt cọc để giữ 100 thùng gạch trong khi chờ công trình hoàn thiện mặt bằng.
Kế toán cần theo dõi số tiền ứng trước theo khách hàng và đơn hàng.
Kho cũng nên đánh dấu lượng hàng đã được giữ để tránh bán cho khách khác.
Tuy nhiên, hàng vẫn thuộc tồn kho của doanh nghiệp cho đến khi có nghiệp vụ giao hàng phù hợp.
Báo cáo quản trị nên phân biệt “tồn kho thực tế” với “tồn khả dụng” vì một phần hàng tuy còn trong kho nhưng đã được khách giữ.
Đặt cọc giữ giá
Trong thời kỳ giá vật liệu biến động, doanh nghiệp có thể cho khách đặt cọc để cố định mức giá trong một thời gian nhất định.
Trường hợp này cần có điều kiện rõ về thời hạn giữ giá, số lượng hàng và cách xử lý nếu khách không tiếp tục mua.
Kế toán nên gắn khoản cọc với báo giá hoặc đơn hàng cụ thể.
Không nên chỉ ghi “khách A cọc 50 triệu đồng” mà không biết đang giữ giá cho loại hàng nào.
Nếu khách sau đó mua thêm hoặc thay đổi số lượng, phần tiền cọc phải được đối chiếu lại với đơn hàng cuối cùng.
Đặt cọc theo đơn hàng dự án
Đơn hàng dự án thường có giá trị lớn nên khách có thể ứng trước một tỷ lệ trước khi doanh nghiệp chuẩn bị hàng.
Ví dụ, hợp đồng trị giá 500 triệu đồng và khách ứng 30%, tương ứng 150 triệu đồng.
Kế toán cần theo dõi riêng khoản ứng này và công nợ của hợp đồng.
Khi doanh nghiệp giao hàng theo từng đợt, số tiền ứng trước có thể được đối trừ theo điều khoản đã thống nhất.
Báo cáo dự án nên thể hiện tổng giá trị hợp đồng, tiền đã ứng, giá trị hàng đã giao, hóa đơn đã lập và số tiền còn phải thu.
Đặt cọc nhưng khách đổi mẫu
Khách showroom thường có thể thay đổi lựa chọn sau khi đặt cọc.
Ví dụ, ban đầu khách giữ mẫu gạch A nhưng sau đó chuyển sang mẫu B có giá cao hơn hoặc thấp hơn.
Kế toán không nên xóa khoản cọc cũ rồi tạo một khoản thu mới nếu tiền thực tế vẫn đang nằm tại doanh nghiệp.
Thay vào đó, cần điều chuyển khoản ứng trước sang đơn hàng hoặc mã hàng mới và lưu được lịch sử thay đổi.
Kho cũng phải giải phóng số hàng mẫu A đã giữ để đưa trở lại lượng tồn có thể bán.
Nếu mẫu B có giá khác, phần tiền còn thiếu hoặc thừa phải được cập nhật rõ.
Hoàn cọc khi giao dịch không thành
Có những trường hợp khách không tiếp tục mua và doanh nghiệp phải hoàn lại toàn bộ hoặc một phần tiền cọc tùy thỏa thuận và bản chất giao dịch.
Khi hoàn cọc, kế toán phải giảm khoản tiền khách đã ứng trước thay vì ghi nhận như một khoản chi phí bán hàng thông thường.
Đồng thời, các hàng hóa đã được giữ cho đơn hàng phải được giải phóng khỏi trạng thái giữ chỗ nếu không còn nghĩa vụ giao.
Doanh nghiệp nên có hồ sơ thể hiện lý do hoàn tiền, số tiền hoàn và phương thức hoàn.
Quản lý tiền cọc đúng giúp showroom tránh ba lỗi phổ biến: doanh thu bị ghi nhận quá sớm, công nợ khách hàng bị sai và hàng đã giữ vẫn nằm trong tồn khả dụng. Khi tiền cọc, đơn hàng và tồn kho được liên kết với nhau, kế toán mới phản ánh đúng cả dòng tiền lẫn trạng thái thực tế của giao dịch.
Thời điểm ghi nhận doanh thu cần bám vào thời điểm bàn giao thực tế
Đối với doanh nghiệp có showroom vật liệu xây dựng, thời điểm khách đặt hàng, thanh toán, nhận hóa đơn và nhận hàng có thể không diễn ra cùng một lúc. Khách có thể chọn mẫu tại showroom nhưng hàng lại được xuất từ kho trung tâm; cũng có trường hợp khách đặt trước một sản phẩm chưa có sẵn và phải chờ nhập về.
Vì vậy, kế toán không nên mặc định cứ nhận tiền hoặc có đơn hàng là đã hoàn thành việc bán hàng. Cần theo dõi luồng giao dịch thực tế, điều kiện bàn giao và hồ sơ liên quan để xác định đúng trạng thái của từng đơn.
Khách nhận hàng ngay tại showroom
Đây là trường hợp đơn giản nhất. Khách chọn sản phẩm có sẵn, hoàn tất giao dịch và nhận hàng trực tiếp tại showroom.
Kế toán cần đảm bảo dữ liệu bán hàng, số lượng xuất tại showroom, hóa đơn và tiền thu của khách được liên kết với cùng một giao dịch.
Đặc biệt với hàng trưng bày được bán trực tiếp, hệ thống phải chuyển đúng trạng thái hàng từ trưng bày sang bán để tồn kho showroom không tiếp tục thể hiện sản phẩm đã giao cho khách.
Giao hàng từ kho trung tâm
Nhiều showroom chỉ thực hiện chức năng trưng bày, tư vấn và nhận đơn. Hàng thực tế được xuất từ kho trung tâm rồi giao đến địa chỉ khách hàng.
Trong trường hợp này, showroom phát sinh đơn hàng nhưng không nhất thiết là nơi giảm tồn kho.
Kế toán cần liên kết đơn bán tại showroom với phiếu xuất của kho trung tâm. Nếu showroom tự giảm kho trong khi kho trung tâm cũng xuất cùng lượng hàng, hệ thống có thể ghi nhận giảm tồn hai lần.
Ngược lại, nếu chỉ lưu đơn hàng ở showroom nhưng kho giao hàng không cập nhật chứng từ, phần mềm có thể vẫn báo còn hàng dù sản phẩm đã được giao cho khách.
Giao từng phần theo tiến độ
Một đơn hàng lớn có thể được giao thành nhiều đợt.
Ví dụ khách mua gạch, thiết bị vệ sinh và vật liệu hoàn thiện cho cả căn nhà nhưng yêu cầu giao theo tiến độ thi công. Một phần giao ngay, phần còn lại giữ tại kho để giao sau.
Kế toán cần biết tổng giá trị đơn hàng, số lượng đã giao, số lượng còn chờ giao và số tiền khách đã thanh toán.
Không nên chuyển toàn bộ đơn hàng sang trạng thái hoàn tất chỉ vì khách đã đặt cọc hoặc ký xác nhận mua hàng.
Hàng đặt riêng chưa về kho
Showroom thường nhận đơn cho những mẫu gạch, thiết bị hoặc vật liệu hoàn thiện không có sẵn.
Khách có thể đặt cọc trước để doanh nghiệp đặt hàng từ nhà cung cấp.
Khoản tiền nhận được cần được theo dõi đúng trạng thái của giao dịch trong khi sản phẩm vẫn chưa về và chưa bàn giao cho khách.
Kế toán nên có danh sách riêng cho hàng đặt trước gồm khách hàng, mã sản phẩm, số tiền đã nhận, ngày dự kiến hàng về và tình trạng thực hiện đơn hàng.
Cách này giúp tránh nhầm giữa tiền khách đặt trước và doanh thu của các đơn đã hoàn thành.
Hàng đã lập hóa đơn nhưng chưa đủ điều kiện bàn giao
Trường hợp hóa đơn đã được lập nhưng hàng vẫn chưa giao hoặc chưa đáp ứng điều kiện bàn giao cần được rà soát riêng.
Kế toán không nên chỉ căn cứ vào một chứng từ đơn lẻ mà bỏ qua trạng thái thực tế của giao dịch.
Các đơn này cần được gắn cờ trên hệ thống để kế toán, kho và bộ phận bán hàng cùng theo dõi cho đến khi hoàn tất việc giao nhận hoặc xử lý theo tình huống thực tế.
Hóa đơn của showroom phải khớp với luồng hàng và điểm bán
Showroom thường có nhiều nguồn hàng: hàng nằm tại chính showroom, hàng xuất từ kho trung tâm, hàng giao thẳng từ nhà cung cấp hoặc hàng được điều chuyển từ chi nhánh khác.
Nếu hóa đơn được lập mà không liên kết với luồng hàng thực tế, doanh thu có thể đúng nhưng tồn kho và giá vốn lại sai.
Doanh nghiệp nên sử dụng cùng một mã đơn hàng xuyên suốt từ báo giá, phiếu bán hàng, phiếu xuất kho, giao nhận đến hóa đơn.
Tên hàng
Tên hàng phải thống nhất với danh mục sản phẩm mà showroom và kho đang sử dụng.
Một mẫu gạch, thiết bị vệ sinh hoặc sản phẩm trang trí có thể có nhiều tên thương mại, nhưng hệ thống nên có một mã hàng chuẩn để nhận diện.
Nhân viên showroom có thể sử dụng tên dễ hiểu khi tư vấn khách, nhưng khi lập chứng từ cần liên kết với đúng mã sản phẩm.
Điều này đặc biệt quan trọng khi nhiều mẫu có tên gần giống nhau nhưng giá vốn và quy cách hoàn toàn khác nhau.
Đơn vị tính
Showroom vật liệu thường bán theo các đơn vị khác với đơn vị nhập kho.
Gạch có thể nhập theo thùng nhưng bán theo mét vuông. Thiết bị vệ sinh có thể nhập theo bộ nhưng một số phụ kiện được bán riêng từng chiếc.
Doanh nghiệp cần thiết lập sẵn đơn vị cơ sở và hệ số quy đổi cho từng mã.
Hóa đơn, phiếu xuất và dữ liệu bán hàng không nhất thiết lúc nào cũng phải hiển thị giống nhau về cách trình bày, nhưng số lượng phải quy đổi và đối chiếu được trên cùng một hệ thống.
Số lượng
Số lượng trên hóa đơn cần bám sát giao dịch và hồ sơ giao nhận tương ứng.
Nếu khách đặt 200 m² gạch nhưng mới nhận 120 m² theo đợt đầu, kế toán phải theo dõi riêng phần đã giao và 80 m² còn lại.
Với những đơn giao nhiều lần, mỗi lần giao nên có phiếu xác nhận để tránh tình trạng cuối kỳ không xác định được chính xác lượng hàng khách đã nhận.
Chiết khấu
Showroom thường áp dụng nhiều mức chiết khấu tùy loại khách hàng, chương trình bán hàng hoặc giá trị đơn.
Kế toán cần kiểm tra khoản giảm giá thực tế với chính sách được duyệt.
Nếu hệ thống bán hàng cho phép nhân viên nhập mức chiết khấu tùy ý nhưng kế toán chỉ nhận số tổng cuối ngày, doanh nghiệp rất khó phát hiện những đơn đã bán dưới mức lợi nhuận cho phép.
Hàng đổi trả
Showroom là nơi thường xuyên phát sinh đổi mẫu, đổi màu hoặc trả hàng khi khách thay đổi thiết kế.
Mỗi giao dịch trả lại cần liên kết với đơn bán ban đầu.
Kế toán phải đồng thời theo dõi phần giá trị cần điều chỉnh, công nợ hoặc tiền hoàn lại và tình trạng hàng nhập lại kho.
Nếu sản phẩm đã mở hộp, trầy xước hoặc không còn đủ điều kiện bán như hàng mới, không nên nhập lại vào kho hàng đạt chuẩn.
Hàng giao sau
Một số sản phẩm đã được khách mua nhưng yêu cầu showroom giữ lại để giao vào thời điểm khác.
Doanh nghiệp cần tách rõ hàng có thể bán cho khách khác với hàng đã được giữ cho một đơn hàng cụ thể.
Nếu không có trạng thái “đã giữ hàng” hoặc tương đương, nhân viên khác có thể tiếp tục bán cùng lượng tồn đó, dẫn đến thiếu hàng khi đến ngày giao.
Giá bán tại showroom thường có nhiều tầng hơn giá niêm yết
Giá niêm yết tại showroom chủ yếu đóng vai trò giá tham khảo hoặc giá bán thông thường. Giá khách thực tế được hưởng có thể thay đổi tùy đối tượng, số lượng mua, quan hệ thương mại, dự án và chương trình bán hàng.
Nếu không xây dựng ma trận giá rõ ràng, nhân viên dễ báo giá theo kinh nghiệm hoặc tự điều chỉnh để chốt đơn. Điều này khiến cùng một sản phẩm có quá nhiều mức giá và kế toán rất khó kiểm soát biên lợi nhuận.
Giá khách lẻ
Đây thường là mức giá chuẩn dành cho khách mua trực tiếp với số lượng nhỏ.
Giá khách lẻ nên được xây dựng đủ để bù giá vốn, chi phí showroom, chi phí bán hàng và mức lợi nhuận mục tiêu.
Kế toán có thể sử dụng giá này làm mốc khi phân tích mức chiết khấu thực tế của từng đơn.
Giá ưu đãi thành viên
Khách hàng thành viên hoặc khách mua thường xuyên có thể được hưởng mức giá thấp hơn khách lẻ.
Chính sách cần xác định rõ điều kiện trở thành thành viên, thời gian áp dụng và mức ưu đãi của từng nhóm.
Không nên để nhân viên tự gắn khách vào nhóm thành viên chỉ để áp dụng giá thấp hơn.
Giá kiến trúc sư hoặc cộng tác viên
Showroom vật liệu hoàn thiện thường phát sinh khách hàng thông qua kiến trúc sư, nhà thiết kế hoặc cộng tác viên.
Giá bán trong trường hợp này có thể gắn với cơ chế hoa hồng hoặc chính sách hợp tác riêng.
Kế toán cần nhìn đồng thời giá bán cho khách và chi phí liên quan đến kênh giới thiệu để biết biên lợi nhuận thực tế.
Một đơn có giá bán cao nhưng phải trả khoản giới thiệu lớn chưa chắc mang lại lợi nhuận tốt hơn đơn khách lẻ trực tiếp.
Giá nhà thầu
Nhà thầu thường mua với số lượng lớn và có khả năng mua lặp lại nên được áp dụng mức giá thấp hơn.
Đổi lại, doanh nghiệp cần xem thêm điều kiện thanh toán và công nợ.
Không nên đánh giá mức giá nhà thầu chỉ dựa trên sản lượng. Một khách được giảm giá sâu và còn được nợ dài ngày có thể khiến hiệu quả tài chính thấp hơn đáng kể.
Giá dự án
Đơn hàng dự án thường được báo giá riêng theo tổng khối lượng, thời gian cung cấp và điều kiện giao hàng.
Giá dự án cần tính đến nguy cơ biến động giá, số chuyến giao, chi phí lưu kho và thời hạn thanh toán.
Kế toán nên theo dõi riêng biên lợi nhuận từng dự án thay vì gộp toàn bộ vào doanh thu showroom.
Giá thanh lý hàng trưng bày
Hàng trưng bày có thể được bán với mức giá thấp hơn hàng mới do đã mở hộp, lắp đặt thử hoặc có dấu hiệu sử dụng.
Doanh nghiệp nên có quy trình phê duyệt mức giảm giá và chuyển trạng thái hàng trước khi bán.
Không nên để nhân viên tự xác định giá thanh lý vì rất khó kiểm soát việc giảm giá có phù hợp với tình trạng thực tế của sản phẩm hay không.
Chiết khấu tại showroom cần được kiểm soát bằng chính sách thay vì phụ thuộc nhân viên bán hàng
Chiết khấu là công cụ hỗ trợ chốt đơn nhưng cũng là một trong những nguyên nhân trực tiếp làm giảm lợi nhuận showroom.
Nếu mỗi nhân viên có quyền tự giảm giá theo cảm tính, doanh số có thể tăng nhưng biên lợi nhuận giảm rất nhanh. Đặc biệt khi nhân viên được đánh giá chủ yếu theo doanh thu, họ có động lực giảm giá để đạt chỉ tiêu mà ít quan tâm đến lợi nhuận.
Vì vậy, hệ thống nên kiểm soát chiết khấu theo cấp quyền và chính sách được phê duyệt.
Hạn mức chiết khấu theo chức danh
Mỗi chức danh có thể được trao một mức quyền khác nhau.
Ví dụ nhân viên bán hàng được giảm trong phạm vi nhỏ, trưởng showroom có quyền duyệt mức cao hơn và các trường hợp đặc biệt phải được quản lý cấp trên phê duyệt.
Phần mềm nên ghi nhận người đề nghị và người phê duyệt để có thể truy lại khi cần.
Chiết khấu theo giá trị đơn hàng
Đơn hàng càng lớn có thể được áp dụng tỷ lệ ưu đãi cao hơn.
Doanh nghiệp nên thiết kế các ngưỡng rõ ràng thay vì thương lượng hoàn toàn theo từng khách.
Việc này vừa giúp nhân viên dễ báo giá vừa đảm bảo những khách có quy mô mua tương đương được áp dụng chính sách nhất quán.
Chiết khấu theo chương trình
Showroom có thể triển khai chương trình giảm giá theo mùa, theo thương hiệu, theo nhóm sản phẩm hoặc trong khoảng thời gian nhất định.
Kế toán cần tách những khoản giảm giá thuộc chương trình chung với những khoản giảm riêng cho từng khách.
Sau chương trình, doanh nghiệp có thể đánh giá doanh số tăng bao nhiêu, lợi nhuận giảm bao nhiêu và lượng tồn kho được giải phóng như thế nào.
Chiết khấu cuối kỳ
Một số khách hàng như nhà thầu hoặc đại lý có thể được hưởng thêm chiết khấu nếu đạt doanh số tháng, quý hoặc năm.
Khoản này không thể chỉ nhìn trên từng đơn hàng.
Kế toán cần theo dõi doanh số lũy kế, điều kiện hưởng và số tiền dự kiến phải chi để tránh tình trạng báo cáo trong kỳ thể hiện lợi nhuận cao nhưng cuối kỳ phải giảm một khoản lớn.
Cách tránh giảm giá quá mức làm mất biên lợi nhuận
Mỗi mã hoặc nhóm hàng nên có mức biên lợi nhuận tối thiểu.
Khi nhân viên nhập mức chiết khấu khiến giá bán xuống dưới ngưỡng này, hệ thống nên cảnh báo hoặc yêu cầu phê duyệt.
Doanh nghiệp cũng cần tính cả phí giao hàng, hoa hồng và các khoản hỗ trợ khác trước khi quyết định mức giảm.
Một đơn hàng giảm 10% chưa chắc chỉ làm lợi nhuận giảm 10%; với sản phẩm có biên lợi nhuận ban đầu thấp, mức chiết khấu đó có thể làm mất gần toàn bộ lợi nhuận.
Chi phí showroom nên được tách riêng để biết điểm bán có thực sự hiệu quả
Một showroom đẹp có thể tạo doanh thu lớn nhưng đồng thời cũng phát sinh chi phí vận hành đáng kể. Nếu toàn bộ chi phí được gộp chung với trụ sở hoặc hệ thống cửa hàng, doanh nghiệp khó biết showroom nào đang thực sự tạo ra lợi nhuận.
Mỗi showroom nên được xem như một trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí. Báo cáo cần thể hiện ít nhất doanh thu, lợi nhuận gộp và chi phí vận hành trực tiếp của từng điểm.
Tiền thuê mặt bằng
Thuê mặt bằng thường là một trong những khoản cố định lớn nhất.
Kế toán nên theo dõi riêng tiền thuê từng showroom và so sánh với doanh thu, lợi nhuận gộp của chính địa điểm đó.
Một showroom có doanh thu cao nhưng tiền thuê chiếm tỷ trọng quá lớn chưa chắc hiệu quả hơn điểm bán nhỏ.
Chi phí cải tạo
Khi mở showroom, doanh nghiệp thường phải sửa sàn, trần, tường, khu vực trưng bày hoặc thay đổi bố cục không gian.
Các khoản này cần được tập hợp riêng theo dự án cải tạo.
Kế toán phải xem xét bản chất và thời gian sử dụng của từng hạng mục để xác định phương án ghi nhận phù hợp thay vì đưa toàn bộ vào chi phí của tháng khai trương.
Khấu hao nội thất và kệ trưng bày
Kệ, tủ, quầy, bàn tư vấn và nhiều thiết bị trưng bày được sử dụng trong thời gian dài.
Doanh nghiệp cần quản lý danh mục, nguyên giá, thời gian sử dụng và showroom đang sử dụng tài sản đó.
Chi phí khấu hao hoặc phân bổ nên được đưa về đúng điểm bán để báo cáo hiệu quả showroom phản ánh đầy đủ chi phí.
Điện, nước và vận hành
Showroom có hệ thống chiếu sáng lớn, điều hòa và nhiều thiết bị hoạt động liên tục nên chi phí điện có thể khá cao.
Ngoài ra còn có nước, vệ sinh, bảo vệ, internet và các khoản vận hành khác.
Các khoản này nên được gắn trực tiếp với showroom phát sinh thay vì gom toàn bộ vào chi phí chung của doanh nghiệp.
Lương nhân viên showroom
Chi phí nhân sự bao gồm lương bán hàng, quản lý showroom và các khoản liên quan theo cơ cấu nhân sự thực tế.
Nếu một nhân viên phục vụ nhiều địa điểm, doanh nghiệp cần có tiêu thức phân bổ hợp lý.
Báo cáo nhân sự cũng nên được đặt cạnh doanh thu để biết doanh thu hoặc lợi nhuận bình quân trên một nhân viên tại từng showroom.
Marketing địa phương
Mỗi showroom có thể chạy quảng cáo riêng, tổ chức khai trương, đặt biển quảng cáo hoặc thực hiện chương trình tại khu vực.
Kế toán nên tách các khoản này khỏi ngân sách marketing toàn công ty.
Khi biết showroom đã chi bao nhiêu để thu hút khách và tạo ra doanh thu như thế nào, doanh nghiệp mới đánh giá được hiệu quả từng chiến dịch địa phương.
Cải tạo showroom nên được phân loại đúng giữa chi phí và tài sản
Không phải mọi khoản tiền bỏ ra để sửa showroom đều nên được xử lý giống nhau.
Có hạng mục chỉ phục vụ sửa chữa, duy trì hoạt động bình thường nhưng cũng có hạng mục tạo ra lợi ích sử dụng trong nhiều kỳ. Việc phân loại cần dựa trên bản chất của từng khoản, hồ sơ đầu tư và quy định kế toán áp dụng thay vì chỉ dựa vào giá trị thanh toán.
Doanh nghiệp nên lập bảng chi tiết ngay từ khi cải tạo thay vì nhận một hóa đơn tổng rồi đến cuối kỳ mới tìm cách phân loại.
Hạng mục sử dụng nhiều kỳ
Những hạng mục có giá trị sử dụng kéo dài qua nhiều kỳ cần được xem xét riêng.
Ví dụ một hệ thống trưng bày mới hoặc hạng mục cải tạo có thời gian sử dụng lâu dài có bản chất khác với việc sơn sửa nhỏ định kỳ.
Kế toán cần có hợp đồng, dự toán, nghiệm thu và bảng chi tiết từng hạng mục để xác định cách ghi nhận và thời gian phân bổ phù hợp.
Nội thất tháo rời
Bàn, ghế, tủ, quầy, kệ hoặc một số thiết bị trưng bày có thể tháo rời và chuyển sang địa điểm khác.
Các tài sản này cần được quản lý riêng thay vì gộp toàn bộ vào chi phí cải tạo mặt bằng.
Doanh nghiệp nên có mã tài sản hoặc công cụ dụng cụ, địa điểm sử dụng và người chịu trách nhiệm để thuận tiện khi kiểm kê.
Biển bảng
Biển hiệu, hộp đèn và các hạng mục nhận diện thương hiệu có thể có thời gian sử dụng khác nhau.
Kế toán nên theo dõi riêng chi phí thiết kế, sản xuất và lắp đặt nếu cần thiết để phục vụ quản trị.
Khi showroom đóng hoặc chuyển địa điểm, doanh nghiệp cũng dễ xác định hạng mục nào còn có thể tiếp tục sử dụng.
Hệ thống điện và ánh sáng
Showroom vật liệu, đặc biệt là gạch, thiết bị vệ sinh và vật liệu hoàn thiện, thường đầu tư mạnh vào ánh sáng để thể hiện màu sắc và bề mặt sản phẩm.
Hệ thống điện, đèn và thiết bị điều khiển có thể chiếm khoản đầu tư đáng kể.
Doanh nghiệp cần bóc tách các thiết bị có thể quản lý riêng với phần thi công gắn vào mặt bằng để kế toán có cơ sở phân loại phù hợp.
Chi phí sửa chữa định kỳ
Những khoản như thay bóng đèn, sơn lại một khu vực nhỏ, sửa cửa, sửa thiết bị hoặc khắc phục hư hỏng thông thường thường mang tính duy trì hoạt động.
Kế toán nên tách chúng khỏi các dự án cải tạo lớn để báo cáo chi phí showroom không bị biến động bất thường.
Việc phân loại rõ giữa đầu tư ban đầu, cải tạo lớn và sửa chữa định kỳ cũng giúp doanh nghiệp biết thực tế mỗi showroom đang tiêu tốn bao nhiêu tiền để duy trì hoạt động sau khi đã đi vào vận hành.
Chi phí hàng mẫu và vật phẩm trưng bày cần có quy trình riêng
Showroom vật liệu xây dựng thường phải dành một lượng hàng đáng kể để trưng bày, cho khách xem mẫu hoặc phục vụ hoạt động tư vấn bán hàng. Đó có thể là mẫu gạch, đá, thiết bị vệ sinh, vòi nước, sơn mẫu, catalogue, bảng màu, kệ trưng bày hoặc sản phẩm hoàn thiện được lắp đặt trực tiếp tại showroom.
Nếu doanh nghiệp không có quy trình riêng cho nhóm này, hàng mẫu rất dễ bị ghi nhận lẫn với hàng tồn kho để bán. Khi đó, phần mềm có thể báo còn hàng nhưng thực tế sản phẩm đã được tháo bao bì, cắt mẫu hoặc sử dụng để trưng bày và không còn đủ điều kiện bán như hàng mới.
Kế toán cần xác định rõ nguồn hình thành hàng mẫu, giá trị, tình trạng sử dụng và cách xử lý khi mẫu hỏng hoặc thanh lý. Việc theo dõi riêng giúp doanh nghiệp kiểm soát đúng chi phí bán hàng và giá trị hàng tồn kho thực tế.
Mẫu do nhà cung cấp tặng
Nhà cung cấp có thể gửi mẫu miễn phí để showroom giới thiệu sản phẩm mới cho khách hàng. Các mẫu này có thể gồm viên gạch mẫu, bảng màu, phụ kiện, thiết bị mẫu hoặc bộ sản phẩm trưng bày.
Doanh nghiệp cần ghi nhận rõ số lượng mẫu nhận được, nhà cung cấp, mục đích sử dụng và vị trí trưng bày.
Không nên đưa toàn bộ mẫu được tặng vào kho hàng thương mại thông thường nếu doanh nghiệp không có mục đích bán.
Nếu sau này mẫu được bán hoặc chuyển sang mục đích khác, cần có chứng từ nội bộ để ghi nhận sự thay đổi trạng thái.
Mẫu doanh nghiệp tự mua
Không phải tất cả hàng mẫu đều do nhà cung cấp hỗ trợ. Nhiều showroom phải tự mua sản phẩm để lắp đặt thành khu trưng bày hoàn chỉnh.
Ví dụ, doanh nghiệp mua một bộ lavabo, vòi nước và phụ kiện để lắp trong phòng mẫu. Các sản phẩm này có thể được sử dụng nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Kế toán cần xác định đây là hàng hóa xuất dùng phục vụ bán hàng, vật phẩm trưng bày hay tài sản/công cụ cần theo dõi theo chính sách kế toán phù hợp.
Không nên để sản phẩm đã đưa ra trưng bày tiếp tục nằm trong tồn kho hàng bán bình thường.
Catalogue và vật phẩm quảng cáo
Catalogue, bảng màu, standee, bảng mẫu, kệ trưng bày hoặc vật phẩm quảng cáo là những khoản thường phát sinh tại showroom.
Một số vật phẩm do nhà cung cấp cấp miễn phí, một số do doanh nghiệp tự đặt sản xuất.
Kế toán nên phân biệt vật phẩm có giá trị nhỏ sử dụng trong thời gian ngắn với các hạng mục có giá trị lớn và thời gian sử dụng dài hơn.
Trên góc độ quản trị, doanh nghiệp cũng nên theo dõi chi phí vật phẩm quảng cáo theo từng showroom để biết chi phí đầu tư cho hoạt động bán hàng tại mỗi điểm.
Mẫu bị hỏng
Hàng mẫu có thể bị trầy xước, vỡ, phai màu hoặc mất khả năng sử dụng sau một thời gian trưng bày.
Khi phát hiện hư hỏng, doanh nghiệp nên lập biên bản hoặc phiếu xử lý nội bộ.
Không nên để mẫu đã hỏng vẫn tiếp tục nằm trên danh sách tài sản hoặc hàng trưng bày như đang còn sử dụng bình thường.
Nếu có thể sửa chữa, cần ghi nhận chi phí sửa. Nếu phải loại bỏ, cần có căn cứ xử lý rõ ràng.
Mẫu thanh lý sau thời gian trưng bày
Một số hàng trưng bày sau thời gian sử dụng vẫn còn khả năng bán nhưng giá trị thương mại đã giảm.
Ví dụ, một bộ thiết bị vệ sinh đã trưng bày sáu tháng có thể được bán thanh lý với giá thấp hơn hàng mới.
Doanh nghiệp cần tách rõ đây là hàng trưng bày thanh lý, không nên xử lý giống một sản phẩm mới nguyên kiện.
Kế toán cần theo dõi giá trị còn lại, doanh thu thanh lý và phần chênh lệch để phản ánh đúng hiệu quả của giao dịch.
Công nợ showroom cần theo dõi theo khách hàng và đơn hàng
Showroom vật liệu xây dựng có thể phát sinh nhiều loại khách hàng khác nhau, từ khách lẻ mua trực tiếp đến nhà thầu, đại lý hoặc khách dự án.
Mỗi nhóm có phương thức thanh toán và mức độ rủi ro công nợ khác nhau.
Nếu kế toán chỉ theo dõi một số dư tổng theo tên khách hàng thì rất khó xác định khoản nợ thuộc đơn hàng nào, công trình nào và khoản nào đã đến hạn.
Do đó, công nợ showroom nên được quản lý ít nhất theo hai chiều: khách hàng và đơn hàng.
Công nợ khách lẻ
Khách lẻ thường thanh toán ngay nhưng vẫn có thể phát sinh đặt cọc, thanh toán một phần hoặc mua chịu trong thời gian ngắn.
Ví dụ, khách đặt mua 100 m² gạch, đặt cọc 20 triệu đồng và thanh toán phần còn lại khi giao hàng.
Kế toán cần gắn tiền đặt cọc với đúng đơn hàng.
Nếu một khách có nhiều đơn cùng lúc, không nên tự động cấn trừ tiền vào tổng công nợ mà phải xác định khoản tiền đang thuộc giao dịch nào.
Công nợ nhà thầu
Nhà thầu thường có giá trị mua hàng lớn và thời gian thanh toán dài hơn khách lẻ.
Có trường hợp hàng được giao nhiều lần trong tháng nhưng cuối tháng hoặc sau khi nghiệm thu mới thanh toán.
Kế toán cần theo dõi từng công trình, từng đợt giao và hạn thanh toán.
Nếu nhà thầu đã vượt hạn mức công nợ, thông tin này phải được cảnh báo cho showroom trước khi tiếp tục nhận đơn mới.
Công nợ đại lý
Đại lý thường mua hàng lặp lại nhiều lần nên số lượng giao dịch lớn.
Doanh nghiệp nên thiết lập hạn mức và thời hạn công nợ riêng cho từng đại lý.
Báo cáo cần cho biết số dư hiện tại, số chưa đến hạn, số quá hạn và hạn mức còn lại.
Nếu chỉ nhìn tổng doanh số của đại lý mà không nhìn chất lượng thanh toán, showroom có thể tiếp tục bán nhiều nhưng dòng tiền ngày càng xấu.
Công nợ theo dự án
Một khách hàng có thể mua vật liệu cho nhiều dự án cùng lúc.
Ví dụ, cùng một công ty xây dựng nhưng có ba công trình đang triển khai tại ba địa điểm.
Kế toán nên tạo mã dự án hoặc mã công trình để tách từng khoản phải thu.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định dự án nào đang thanh toán tốt, dự án nào chậm và có nên tiếp tục giao hàng cho từng công trình hay không.
Đối chiếu với tiền đặt cọc
Tiền đặt cọc là khoản rất dễ bị ghi nhận sai nếu không gắn với đơn hàng.
Một khách có thể đặt cọc nhiều lần hoặc thay đổi sản phẩm sau khi đặt.
Kế toán cần có bảng theo dõi tiền đặt cọc chưa cấn trừ, đã cấn trừ và số còn lại.
Trước khi xác định khách còn phải trả bao nhiêu, phải đối chiếu cả công nợ và tiền đã nhận trước để tránh yêu cầu khách thanh toán trùng.
Nếu showroom có nhiều nhân viên bán hàng, kế toán phải kiểm soát doanh số theo người nhưng không làm sai doanh thu kế toán
Theo dõi doanh số nhân viên là nhu cầu quản trị, trong khi doanh thu kế toán phản ánh giao dịch của doanh nghiệp. Hai khái niệm này liên quan nhưng không hoàn toàn giống nhau.
Một đơn hàng có thể được tư vấn bởi nhân viên A, chốt bởi nhân viên B và giao hàng ở thời điểm khác. Nếu doanh nghiệp không quy định nguyên tắc ghi nhận doanh số nội bộ, dữ liệu thưởng có thể bị trùng hoặc phát sinh tranh chấp.
Kế toán cần tách hệ thống theo dõi doanh số nhân viên khỏi nguyên tắc ghi nhận doanh thu trên sổ sách.
Mã nhân viên bán hàng
Mỗi đơn hàng nên được gắn với mã nhân viên phụ trách.
Điều này giúp doanh nghiệp thống kê doanh số, lợi nhuận và tỷ lệ thu tiền của từng người.
Nếu nhiều nhân viên cùng tham gia, doanh nghiệp cần có nguyên tắc xác định người chính hoặc tỷ lệ chia doanh số.
Không nên để một đơn hàng được tính đầy đủ cho nhiều nhân viên vì sẽ làm sai báo cáo thi đua và hoa hồng.
Mã khách hàng
Mã khách hàng giúp doanh nghiệp theo dõi lịch sử mua hàng xuyên suốt, kể cả khi khách giao dịch với nhiều nhân viên khác nhau.
Đây cũng là cơ sở để kiểm soát việc một khách được hưởng nhiều chính sách giá hoặc chiết khấu khác nhau.
Kế toán nên hạn chế việc tạo nhiều mã cho cùng một khách vì điều này có thể chia nhỏ công nợ và làm khó việc kiểm soát hạn mức.
Mã đơn hàng
Mã đơn hàng là điểm kết nối giữa nhân viên bán hàng, khách hàng, hàng hóa, giao nhận và thanh toán.
Mỗi đơn nên có mã duy nhất.
Khi khách đổi sản phẩm, trả hàng hoặc bổ sung số lượng, doanh nghiệp nên cập nhật trên cùng chuỗi giao dịch hoặc tạo liên kết rõ ràng với đơn ban đầu.
Nhờ đó, doanh số nhân viên có thể được điều chỉnh chính xác khi đơn thay đổi.
Hoa hồng
Hoa hồng nên được tính dựa trên nguyên tắc rõ ràng và dữ liệu đã được kiểm tra.
Doanh nghiệp có thể tính theo doanh thu, lợi nhuận gộp, số tiền thực thu hoặc một công thức kết hợp.
Quan trọng là xác định thời điểm nhân viên được hưởng hoa hồng.
Nếu trả hoa hồng ngay khi lập đơn nhưng khách sau đó trả lại hàng hoặc không thanh toán thì doanh nghiệp có thể đã thưởng trên doanh số không thực sự hoàn thành.
Điều chỉnh khi khách đổi hoặc trả hàng
Doanh số nhân viên phải được điều chỉnh khi giao dịch thay đổi.
Ví dụ, nhân viên được ghi nhận doanh số 100 triệu đồng nhưng sau đó khách trả lại 20 triệu đồng hàng. Báo cáo quản trị không nên tiếp tục giữ nguyên doanh số 100 triệu đồng nếu chính sách thưởng căn cứ vào doanh số thực hiện.
Tương tự, nếu khách đổi sang sản phẩm giá cao hơn thì phần tăng thêm cần được ghi nhận đúng.
Việc điều chỉnh nên thực hiện tự động hoặc theo một quy trình có kiểm soát để tránh tranh chấp cuối tháng.
Hoa hồng nhân viên và cộng tác viên cần được chuẩn hóa hồ sơ
Showroom vật liệu xây dựng thường sử dụng nhiều cơ chế hoa hồng khác nhau để thúc đẩy bán hàng.
Ngoài nhân viên nội bộ, doanh nghiệp có thể chi hoa hồng cho cộng tác viên, kiến trúc sư, người giới thiệu khách hoặc đối tác môi giới dự án.
Nếu không có chính sách và hồ sơ rõ ràng, doanh nghiệp rất khó kiểm soát ai được hưởng, hưởng trên căn cứ nào và khoản chi đã được thanh toán bao nhiêu.
Do đó, chính sách hoa hồng cần được chuẩn hóa từ đầu, đồng thời kế toán phải lưu hồ sơ và xử lý nghĩa vụ liên quan theo đúng đối tượng và giao dịch thực tế.
Hoa hồng theo doanh số
Đây là hình thức phổ biến nhất đối với nhân viên bán hàng.
Doanh nghiệp có thể quy định tỷ lệ hoa hồng theo mức doanh số hoặc theo nhóm sản phẩm.
Ví dụ, doanh số dưới một mức hưởng tỷ lệ A, vượt một ngưỡng khác được hưởng tỷ lệ B.
Kế toán cần xác định doanh số tính thưởng là doanh số đặt hàng, doanh số đã giao, doanh số đã xuất hóa đơn hay doanh số đã thu tiền.
Nếu không định nghĩa rõ, cùng một dữ liệu có thể cho ra nhiều mức hoa hồng khác nhau.
Hoa hồng theo lợi nhuận
Một số doanh nghiệp không muốn nhân viên chỉ chạy theo doanh thu mà bỏ qua biên lợi nhuận.
Khi đó, hoa hồng có thể được tính dựa trên lợi nhuận gộp của đơn hàng.
Cách này khuyến khích nhân viên hạn chế giảm giá quá sâu.
Tuy nhiên, hệ thống giá vốn phải đủ chính xác. Nếu giá vốn chưa được cập nhật hoặc phân bổ sai, hoa hồng tính theo lợi nhuận cũng sẽ sai theo.
Hoa hồng kiến trúc sư
Trong lĩnh vực gạch, đá, thiết bị vệ sinh và vật liệu hoàn thiện, kiến trúc sư hoặc người thiết kế có thể là nguồn giới thiệu khách hàng quan trọng.
Doanh nghiệp cần quy định rõ điều kiện ghi nhận người giới thiệu, tỷ lệ hoặc mức hỗ trợ và thời điểm thanh toán.
Mỗi khoản chi nên gắn với khách hàng hoặc đơn hàng cụ thể để tránh việc một giao dịch được nhiều người cùng yêu cầu hoa hồng.
Kế toán cũng cần phân biệt đây là khoản chi cho đối tượng nào để chuẩn bị chứng từ phù hợp.
Hoa hồng môi giới dự án
Các dự án lớn có thể phát sinh khoản hoa hồng cho người hoặc đơn vị giới thiệu cơ hội kinh doanh.
Do giá trị hợp đồng cao, khoản hoa hồng có thể đáng kể.
Doanh nghiệp cần có phê duyệt rõ ràng trước khi chi, thể hiện căn cứ tính và mối liên hệ với hợp đồng hoặc dự án.
Không nên thực hiện các khoản chi lớn chỉ dựa trên trao đổi miệng hoặc tin nhắn không đầy đủ.
Chứng từ và thuế liên quan
Hồ sơ hoa hồng cần được xây dựng theo đúng bản chất người nhận và giao dịch.
Tùy người nhận là nhân viên, cá nhân cộng tác, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp cung cấp dịch vụ mà chứng từ và cách xử lý nghĩa vụ thuế có thể khác nhau.
Kế toán cần có hợp đồng, chính sách, bảng tính hoa hồng, xác nhận kết quả, chứng từ thanh toán và các tài liệu cần thiết khác theo trường hợp.
Không nên sử dụng một bộ chứng từ duy nhất cho mọi loại người nhận hoa hồng.
Hàng khách đổi trả tại showroom là điểm dễ phát sinh sai doanh thu và tồn kho
Khách hàng showroom thường lựa chọn sản phẩm dựa trên mẫu, màu, kích thước và khả năng phối hợp với công trình. Vì vậy, việc đổi hoặc trả hàng xảy ra tương đối thường xuyên.
Nếu quy trình xử lý không rõ, kế toán có thể điều chỉnh tiền cho khách nhưng quên nhập lại hàng hoặc nhập lại hàng nhưng không điều chỉnh doanh thu.
Mỗi giao dịch đổi trả phải được xử lý đồng thời ở ba lớp: hàng hóa, doanh thu và công nợ hoặc tiền đã thu.
Đổi cùng mã khác kích thước
Khách có thể đổi cùng một dòng sản phẩm nhưng sang kích thước khác.
Ví dụ, khách mua thiết bị hoặc vật liệu có kích thước A nhưng sau khi đo thực tế tại công trình cần đổi sang kích thước B.
Kho phải nhập lại đúng mã cũ và xuất đúng mã mới.
Không nên chỉ sửa số lượng tổng vì hai quy cách có thể có giá vốn và giá bán khác nhau.
Đổi sang sản phẩm giá cao hơn
Nếu khách đổi sang sản phẩm có giá cao hơn, doanh nghiệp cần xác định phần tiền khách phải thanh toán thêm.
Đồng thời, hệ thống phải ghi nhận việc trả lại sản phẩm ban đầu và xuất sản phẩm mới.
Ví dụ, sản phẩm cũ giá 5 triệu đồng được đổi sang sản phẩm 7 triệu đồng thì cần theo dõi rõ phần chênh lệch 2 triệu đồng.
Không nên chỉ thu thêm tiền mà bỏ qua biến động kho.
Trả hàng hoàn tiền
Khi khách trả hàng và yêu cầu hoàn tiền, doanh nghiệp cần xác định hàng có đủ điều kiện nhận lại hay không.
Nếu được chấp nhận, kế toán phải xử lý đồng thời phần hàng hóa, giao dịch bán và khoản tiền hoàn cho khách.
Việc hoàn tiền nên có chứng từ và phê duyệt rõ ràng.
Đối với thanh toán qua ngân hàng hoặc thẻ, cần đối chiếu với giao dịch thu ban đầu để tránh hoàn sai số tiền.
Hàng trả bị mất giá trị
Một sản phẩm khách trả lại có thể không còn ở trạng thái ban đầu.
Ví dụ, bao bì đã mở, thiết bị bị trầy, gạch đã tháo khỏi thùng hoặc sản phẩm đã lắp thử.
Kho cần đánh giá tình trạng trước khi quyết định nhập lại vào nhóm hàng bán bình thường.
Nếu giá trị đã giảm, nên chuyển sang hàng thanh lý, hàng lỗi hoặc nhóm quản lý riêng.
Nếu đưa ngay về kho hàng mới, báo cáo tồn kho sẽ thể hiện giá trị cao hơn khả năng thu hồi thực tế.
Cập nhật lại giá vốn và công nợ
Sau mỗi giao dịch đổi trả, kế toán cần kiểm tra tác động đến cả giá vốn và công nợ.
Hàng cũ nhập lại làm thay đổi số lượng tồn. Hàng mới xuất ra lại phát sinh giá vốn mới. Nếu hai mặt hàng có giá vốn khác nhau thì lợi nhuận của giao dịch cũng thay đổi.
Đồng thời, cần xác định khách còn phải trả thêm, được hoàn tiền hay còn số dư để cấn trừ cho đơn hàng tiếp theo.
Chỉ khi hàng hóa, giá vốn, doanh thu và công nợ đều được cập nhật đồng thời thì giao dịch đổi trả mới được xem là hoàn tất trên hệ thống kế toán.
Showroom có dịch vụ giao hàng cần tách phần vận chuyển khỏi giá sản phẩm khi cần thiết
Showroom vật liệu xây dựng thường không chỉ bán hàng tại chỗ mà còn tổ chức giao hàng đến nhà khách, công trình, cửa hàng hoặc kho của đối tác. Khi đó, giá khách thanh toán có thể bao gồm cả giá sản phẩm và chi phí vận chuyển. Nếu kế toán không tách rõ hai phần này trong các trường hợp cần thiết, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá đúng biên lợi nhuận của hàng hóa và hiệu quả của hoạt động giao hàng.
Một bộ thiết bị vệ sinh bán với giá 30 triệu đồng có thể nhìn như mang lại biên lợi nhuận tốt. Nhưng nếu showroom phải chịu thêm 2 triệu đồng vận chuyển, bốc xếp và đưa hàng lên tầng thì lợi nhuận thực tế thấp hơn đáng kể.
Doanh nghiệp cần quy định ngay từ báo giá và đơn hàng xem vận chuyển là khoản khách trả riêng, đã nằm trong giá bán hay được showroom hỗ trợ.
Giao miễn phí trong khu vực
“Miễn phí giao hàng” không có nghĩa chi phí vận chuyển bằng 0. Khoản chi chỉ được chuyển từ khách hàng sang doanh nghiệp chịu.
Showroom nên xác định phạm vi miễn phí rõ ràng, chẳng hạn theo:
Bán kính.
Quận/huyện.
Giá trị tối thiểu của đơn.
Nhóm sản phẩm.
Khách hàng thành viên.
Chương trình bán hàng.
Ví dụ đơn trên 10 triệu đồng được miễn phí giao trong bán kính 10 km. Nếu đơn chỉ 2 triệu đồng hoặc địa điểm cách 30 km thì áp dụng chính sách khác.
Kế toán vẫn cần ghi nhận chi phí của các chuyến miễn phí để biết chính sách này đang tiêu tốn bao nhiêu.
Nếu một tháng showroom có doanh thu 2 tỷ đồng nhưng phải chi 120 triệu đồng cho các chuyến “giao miễn phí”, tỷ lệ chi phí giao hàng đã tương đương 6% doanh thu và cần được đưa vào phân tích lợi nhuận.
Thu phí giao hàng
Với đơn hàng xa, cồng kềnh hoặc giá trị nhỏ, showroom có thể thu phí giao hàng riêng.
Báo giá nên thể hiện rõ:
Giá hàng.
Phí giao.
Phí bốc xếp nếu có.
Phí nâng hạ hoặc đưa lên tầng nếu áp dụng.
Phụ phí ngoài phạm vi tiêu chuẩn.
Kế toán cần biết khoản khách thanh toán thêm liên quan đến dịch vụ nào để đối chiếu với chi phí thực tế.
Ví dụ showroom thu khách 1,5 triệu đồng tiền giao hàng nhưng chi phí thuê xe thực tế 1,2 triệu đồng. Khi đó doanh nghiệp có thể đánh giá riêng hiệu quả của phần vận chuyển.
Ngược lại, nếu chỉ thu 800.000 đồng nhưng chi 1,3 triệu đồng thì phần chênh lệch đang được lợi nhuận hàng hóa bù lại.
Thuê đơn vị vận chuyển ngoài
Nhiều showroom không có đội xe riêng mà gọi xe ngoài theo từng đơn.
Mỗi chuyến nên được liên kết với:
Mã đơn hàng.
Khách hàng.
Địa điểm giao.
Đơn vị vận chuyển.
Ngày giao.
Loại xe.
Cước vận chuyển.
Phí bốc xếp.
Người chịu chi phí.
Nếu cuối tháng doanh nghiệp chỉ nhận một hóa đơn vận tải tổng mà không có bảng kê các chuyến thì rất khó phân bổ chi phí cho từng đơn hàng.
Kế toán nên yêu cầu bộ phận giao nhận lưu mã đơn hoặc mã khách trên từng chuyến để việc đối chiếu đơn giản hơn.
Xe doanh nghiệp tự giao
Nếu showroom hoặc doanh nghiệp có xe riêng, chi phí vận chuyển không xuất hiện thành một hóa đơn riêng cho từng chuyến nhưng vẫn phát sinh đầy đủ.
Chi phí có thể gồm:
Nhiên liệu.
Lương tài xế.
Khấu hao.
Sửa chữa.
Bảo dưỡng.
Bảo hiểm.
Phí đường bộ.
Cầu đường.
Chi phí chờ.
Doanh nghiệp nên xây mức chi phí nội bộ theo chuyến, km hoặc tải trọng để phân tích.
Nếu không tính các khoản này, doanh nghiệp rất dễ cho rằng tự giao hàng “không mất phí” và đưa ra chính sách miễn phí quá rộng.
Phân bổ chi phí vận chuyển cho từng đơn
Mỗi đơn hàng cần có khả năng xác định phần chi phí giao hàng liên quan.
Nếu một xe chỉ giao một đơn thì việc tập hợp tương đối đơn giản.
Nếu một chuyến giao cho nhiều khách, doanh nghiệp có thể phân bổ theo:
Khối lượng.
Khoảng cách.
Thể tích.
Số điểm giao.
Giá trị đơn hàng.
Thời gian sử dụng xe.
Mục tiêu cuối cùng là báo cáo lợi nhuận đơn hàng phản ánh được cả chi phí đưa sản phẩm đến khách.
Một sản phẩm biên lợi nhuận 15% nhưng phải hỗ trợ vận chuyển tương đương 8% doanh thu sẽ có hiệu quả rất khác so với sản phẩm khách tự đến nhận.
Nếu showroom có thêm thi công hoặc lắp đặt, kế toán phải tách hàng hóa và dịch vụ
Nhiều showroom vật liệu hoàn thiện không chỉ bán sản phẩm mà còn cung cấp lắp đặt. Ví dụ showroom thiết bị vệ sinh lắp bồn cầu, lavabo, sen vòi; showroom nhôm kính nhận lắp đặt tại công trình; cửa hàng sàn nhận thi công; cửa hàng đèn nhận lắp hệ thống chiếu sáng.
Khi đó một hợp đồng có thể chứa đồng thời hàng hóa và dịch vụ.
Nếu kế toán chỉ theo dõi toàn bộ giá trị dưới một dòng “bán hàng” thì rất khó xác định phần nào có lợi nhuận tốt, phần nào đang phát sinh chi phí cao và nhân công có được kiểm soát hay không.
Giá trị hàng hóa
Phần hàng hóa cần được quản lý theo từng mã sản phẩm như hoạt động bán hàng thông thường.
Kế toán phải theo dõi:
Số lượng xuất.
Giá bán.
Giá vốn.
Chiết khấu.
Hàng trả lại.
Bảo hành hoặc đổi hàng.
Ví dụ một hợp đồng phòng tắm trị giá 100 triệu đồng có thể gồm 80 triệu đồng thiết bị và 20 triệu đồng lắp đặt.
Hai phần nên có khả năng được tách trên báo cáo quản trị để doanh nghiệp biết lợi nhuận của hàng và dịch vụ riêng biệt.
Tiền công lắp đặt
Tiền công có thể được báo riêng hoặc đã bao gồm trong gói sản phẩm.
Dù cách báo giá nào, kế toán quản trị vẫn nên tách chi phí và doanh thu dịch vụ để phân tích.
Các thông tin cần theo dõi:
Công trình.
Ngày thi công.
Đội thi công.
Số ngày công.
Giá khách trả.
Chi phí nhân công.
Chi phí đi lại.
Phát sinh tại công trình.
Nếu dịch vụ lắp đặt thường xuyên lỗ nhưng doanh nghiệp không tách báo cáo, phần lợi nhuận hàng hóa sẽ che mất vấn đề.
Vật tư phụ
Lắp đặt thường cần nhiều vật tư nhỏ mà báo giá khách không thể hiện từng món.
Ví dụ:
Keo.
Vít.
Ống nối.
Dây điện.
Phụ kiện.
Silicone.
Vật liệu chèn.
Các khoản này nếu phát sinh thường xuyên sẽ tạo thành chi phí đáng kể.
Doanh nghiệp nên định mức vật tư phụ theo loại công việc hoặc yêu cầu đội thi công ghi nhận vật tư sử dụng thực tế.
Nếu không kiểm soát, kho vật tư phụ có thể thất thoát nhưng rất khó xác định do không có đơn hàng để đối chiếu.
Chi phí nhân công
Nhân công có thể là:
Nhân viên kỹ thuật của doanh nghiệp.
Đội thi công khoán ngoài.
Thợ cộng tác.
Nhân công thời vụ.
Kế toán cần xác định chi phí cho từng công trình.
Nếu nhân viên doanh nghiệp thực hiện, có thể phân bổ theo ngày công hoặc giờ công.
Nếu thuê ngoài, cần có hồ sơ giao việc, xác nhận khối lượng và chứng từ phù hợp.
Mục tiêu là biết một công trình thu 20 triệu đồng tiền lắp đặt nhưng thực tế doanh nghiệp đã chi bao nhiêu để hoàn thành.
Bảo hành sau bán
Dịch vụ lắp đặt thường kéo theo trách nhiệm bảo hành.
Chi phí bảo hành có thể phát sinh sau nhiều tuần hoặc nhiều tháng như:
Đi lại.
Nhân công.
Thay phụ kiện.
Thay sản phẩm.
Tháo lắp lại.
Vận chuyển.
Nếu không tập hợp, doanh nghiệp sẽ đánh giá lợi nhuận hợp đồng cao hơn thực tế.
Showroom nên lưu mã công trình hoặc mã đơn hàng trên các phiếu bảo hành để chi phí phát sinh sau này vẫn có thể truy về giao dịch ban đầu.
Quản lý tiền tại showroom phải tránh tình trạng “doanh thu có nhưng tiền không về đủ”
Showroom có nhiều phương thức thanh toán hơn cửa hàng truyền thống. Một ngày có thể đồng thời phát sinh tiền mặt, chuyển khoản, POS, QR, đặt cọc và hoàn tiền.
Nếu cuối ngày chỉ lấy doanh thu phần mềm rồi so với tổng tiền trong két, số liệu gần như chắc chắn sẽ không khớp.
Doanh nghiệp cần tách doanh thu khỏi phương thức thu tiền và đối chiếu từng kênh.
Tiền mặt
Tiền mặt cần được chốt theo từng ca hoặc cuối ngày.
Các dữ liệu cần có:
Tiền đầu ca.
Tiền bán hàng thu trong ngày.
Tiền chi từ quỹ.
Tiền hoàn khách.
Tiền nộp ngân hàng.
Tiền còn trong két.
Người giao.
Người nhận.
Nếu nhân viên dùng trực tiếp tiền bán hàng để thanh toán các khoản nhỏ mà không lập chứng từ, doanh thu vẫn có nhưng quỹ thực tế sẽ thiếu so với hệ thống.
Vì vậy cần hạn chế việc lấy tiền bán hàng chi trực tiếp.
Chuyển khoản
Khách có thể chuyển khoản vào nhiều tài khoản của doanh nghiệp.
Kế toán cần xác định:
Khách nào chuyển.
Đơn nào.
Số tiền.
Ngày chuyển.
Nội dung chuyển khoản.
Khoản đó là thanh toán, đặt cọc hay trả công nợ.
Không nên dùng ảnh chụp màn hình chuyển khoản làm căn cứ duy nhất nếu tiền chưa được xác nhận trên tài khoản.
Cuối ngày hoặc định kỳ cần đối chiếu với sao kê ngân hàng.
POS
Thanh toán POS thường có độ trễ giữa thời điểm khách quẹt thẻ và thời điểm tiền thực vào tài khoản.
Do đó showroom cần tách:
Doanh số POS.
Phí dịch vụ.
Khoản ngân hàng đã thanh toán.
Khoản đang chờ về.
Nếu doanh số POS trong ngày là 100 triệu đồng nhưng ngân hàng chưa ghi có toàn bộ thì không nên coi phần chưa về là thất thoát tiền mặt.
Kế toán cần có tài khoản hoặc bảng theo dõi khoản đang chờ đối soát.
QR
Thanh toán QR ngày càng phổ biến tại showroom.
Tuy nhiên, cần phân biệt QR vào tài khoản doanh nghiệp với các tài khoản cá nhân hoặc mã thanh toán khác.
Doanh nghiệp nên thống nhất mã QR chính thức và hạn chế việc nhân viên nhận tiền vào tài khoản riêng.
Mỗi khoản QR cần liên kết được với đơn hàng.
Nếu một khách chuyển hai lần hoặc chuyển sai số tiền, hệ thống phải có cách nhận diện để xử lý.
Đặt cọc
Khách có thể đặt tiền để:
Giữ hàng.
Đặt mẫu.
Đặt hàng riêng.
Xác nhận đơn công trình.
Đăng ký lịch thi công.
Khoản tiền đặt trước cần được theo dõi theo từng khách và từng đơn.
Không nên trộn tiền cọc với doanh thu đã hoàn thành.
Khi hàng được giao hoặc dịch vụ hoàn thành theo thỏa thuận, khoản đặt trước mới được đối trừ vào nghĩa vụ thanh toán tương ứng.
Hoàn tiền
Showroom có thể phải hoàn tiền vì:
Khách hủy đơn.
Trả hàng.
Chuyển thừa.
Thay đổi sản phẩm.
Không thể giao hàng.
Mỗi khoản hoàn cần có căn cứ và phê duyệt.
Kế toán phải đối chiếu:
Đơn hàng gốc.
Số tiền khách đã trả.
Giá trị hàng giữ lại.
Hàng đã nhận lại.
Khoản cần hoàn.
Phương thức hoàn.
Không nên để nhân viên tự chuyển tiền lại cho khách mà không có hồ sơ vì dễ tạo chênh lệch giữa doanh thu, công nợ và ngân hàng.
Kết luận – doanh nghiệp càng nhiều chi nhánh càng cần một hệ thống kế toán nhìn được từng điểm nhưng kiểm soát được toàn mạng lưới
Khi doanh nghiệp chỉ có một địa điểm kinh doanh, chủ doanh nghiệp có thể tương đối dễ biết hàng đang ở đâu, tiền đang nằm ở đâu và khách hàng nào còn nợ.
Nhưng khi phát triển thành ba, năm hoặc nhiều chi nhánh, cách quản lý bằng kinh nghiệm hoặc các file riêng lẻ rất nhanh đạt tới giới hạn.
Một hệ thống kế toán phù hợp phải cho phép doanh nghiệp nhìn đồng thời ở hai cấp độ.
Ở cấp chi nhánh, cần biết doanh thu, giá vốn, lợi nhuận, tồn kho, công nợ, dòng tiền và chi phí của từng điểm.
Ở cấp toàn công ty, cần tổng hợp được toàn bộ dữ liệu để ban lãnh đạo biết hệ thống đang tạo ra bao nhiêu doanh thu, giữ bao nhiêu hàng, còn phải thu bao nhiêu tiền và đang sử dụng vốn như thế nào.
Điều quan trọng không phải là mỗi chi nhánh có một bộ sổ hoàn toàn tách biệt, mà là mọi đơn vị cùng vận hành trên một nguyên tắc dữ liệu thống nhất.
Mã hàng phải giống nhau. Mã khách hàng cần thống nhất. Quy trình nhập – xuất kho phải đồng bộ. Cách đối chiếu ngân hàng, công nợ và điều chuyển nội bộ cũng cần được chuẩn hóa.
Khi đó, một giao dịch phát sinh tại chi nhánh không còn là một dữ liệu riêng lẻ mà trở thành một phần của hệ thống quản trị toàn doanh nghiệp.
Hệ thống tốt cũng phải giúp phát hiện những điểm bất thường.
Nếu một chi nhánh có doanh thu tăng nhưng công nợ tăng nhanh hơn, cần cảnh báo. Nếu một kho có giá trị tồn lớn nhưng tốc độ bán thấp, cần xem xét. Nếu một điểm bán liên tục phát sinh chênh lệch tiền hoặc hàng, cần kiểm tra nguyên nhân.
Doanh nghiệp càng mở rộng thì nhu cầu này càng quan trọng.
**Kế toán doanh nghiệp nhiều chi nhánh vì vậy không chỉ là cộng số liệu của các điểm kinh doanh lại với nhau. Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một hệ thống có thể nhìn rõ hiệu quả của từng chi nhánh nhưng vẫn giúp ban lãnh đạo kiểm soát được doanh thu, hàng hóa, công nợ, chi phí và dòng tiền của toàn bộ mạng lưới.**
Kế toán doanh nghiệp có showroom giúp doanh nghiệp kiểm soát số liệu tài chính, chi phí và nghĩa vụ thuế một cách chặt chẽ. Một hệ thống kế toán phù hợp sẽ hỗ trợ vận hành ổn định, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
