Thành lập công ty kinh doanh phân bón tại Đồng Nai là bước đầu quan trọng đối với nhà đầu tư muốn khai thác thị trường vật tư nông nghiệp tại một địa phương có nhu cầu lớn về trồng trọt, cây công nghiệp, cây ăn quả và sản xuất nông nghiệp hàng hóa. Để hoạt động ổn định, doanh nghiệp không chỉ cần hoàn tất thủ tục đăng ký thành lập mà còn phải quan tâm đến ngành nghề kinh doanh, nguồn hàng, kho bảo quản, nhãn.
Thành lập công ty kinh doanh phân bón tại Đồng Nai – đừng bắt đầu bằng việc thuê cửa hàng
Khi mở công ty kinh doanh phân bón tại Đồng Nai, nhiều người thường bắt đầu bằng việc tìm mặt bằng, thuê kho rồi mới tính đến đăng ký doanh nghiệp và giấy phép chuyên ngành. Cách làm này khá rủi ro vì kinh doanh phân bón không chỉ là hoạt động thương mại thông thường mà còn chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành về trồng trọt và quản lý phân bón.
Theo Luật Trồng trọt 2018, tổ chức, cá nhân buôn bán phân bón phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện buôn bán phân bón, trừ trường hợp buôn bán phân bón do chính mình sản xuất. Điều kiện cốt lõi gồm có địa điểm giao dịch hợp pháp, hồ sơ truy xuất nguồn gốc và người trực tiếp buôn bán đáp ứng yêu cầu chuyên môn.
Vì vậy, trình tự hợp lý hơn là:
Chốt mô hình kinh doanh → xác định nhóm sản phẩm → chọn ngành nghề → chọn địa điểm → kiểm tra điều kiện chuyên ngành → thành lập công ty → hoàn thiện giấy phép → nhập lô hàng đầu tiên.
Vì sao phải xác định mô hình kinh doanh trước khi đăng ký công ty?
“Mở công ty phân bón” có thể bao gồm rất nhiều mô hình khác nhau:
Mua phân bón trong nước rồi bán lại;
Bán lẻ tại cửa hàng;
Làm đại lý phân phối;
Có kho trung chuyển;
Nhập khẩu trực tiếp;
Sản xuất;
Gia công;
Đóng gói;
Kinh doanh thêm thuốc bảo vệ thực vật và giống cây trồng.
Mỗi mô hình ảnh hưởng đến ngành nghề, cơ sở vật chất, nhân sự và giấy phép khác nhau.
Do đó, doanh nghiệp nên lập một sơ đồ hoạt động ngay từ đầu thay vì đăng ký một công ty thương mại chung rồi bổ sung dần từng thủ tục.
Bán buôn, bán lẻ hay làm đại lý phân phối khác nhau thế nào?
Bán buôn thường hướng đến:
Đại lý cấp dưới;
Hợp tác xã;
Trang trại;
Doanh nghiệp nông nghiệp;
Nhà phân phối địa phương.
Bán lẻ thường phục vụ trực tiếp hộ nông dân và người trồng trọt.
Mô hình đại lý lại có thể phụ thuộc vào chính sách của nhà sản xuất hoặc nhà phân phối cấp trên về:
Lãnh thổ;
Giá bán;
Chiết khấu;
Công nợ;
Trưng bày;
Kho hàng;
Doanh số.
Về mặt pháp lý chuyên ngành, nếu doanh nghiệp trực tiếp buôn bán phân bón thì vẫn phải kiểm tra điều kiện buôn bán phân bón tương ứng.
Công ty chỉ kinh doanh hay còn nhập khẩu, sản xuất, đóng gói?
Đây là câu hỏi phải trả lời trước khi xây dựng hồ sơ.
Nếu chỉ mua phân bón đã được lưu hành hợp pháp trong nước và bán lại thì trọng tâm nằm ở điều kiện buôn bán.
Nếu trực tiếp nhập khẩu thì xuất hiện thêm lớp:
Hải quan → điều kiện sản phẩm → kiểm tra nhà nước về chất lượng → nhãn hàng nhập khẩu.
Nếu sản xuất thì phải chuyển sang nhóm điều kiện sản xuất phân bón, vốn chặt chẽ hơn đáng kể so với hoạt động thương mại. Nghị định 84/2019/NĐ-CP quy định riêng các thủ tục và yêu cầu đối với sản xuất, nhập khẩu và quản lý chất lượng phân bón.
Vì sao chọn sai mô hình khiến doanh nghiệp phải bổ sung thủ tục sau này?
Ví dụ ban đầu doanh nghiệp khai là đơn vị bán buôn, nhưng sau sáu tháng lại muốn:
Nhập khẩu;
Sang bao;
Đóng gói;
Phối trộn;
Sản xuất;
Kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật.
Khi đó có thể phải bổ sung ngành nghề, địa điểm, nhân sự, cơ sở vật chất hoặc giấy phép chuyên ngành.
Chi phí sửa mô hình sau khi đã thuê kho và đầu tư thiết bị thường cao hơn nhiều so với việc thiết kế đúng từ đầu.
“Bản đồ khách hàng Đồng Nai” quyết định cách tổ chức công ty phân bón
Đồng Nai có hoạt động nông nghiệp đa dạng nên doanh nghiệp kinh doanh phân bón không nên xem toàn bộ thị trường là một nhóm khách hàng giống nhau.
Cách tổ chức kho, bán hàng, công nợ và sản phẩm nên được xây theo nhóm khách hàng mục tiêu.
Bán trực tiếp cho hộ trồng trọt
Mô hình này cần:
Cửa hàng dễ tiếp cận;
Sản phẩm đa dạng;
Bao bì phù hợp;
Nhân sự tư vấn;
Hóa đơn bán lẻ;
Quản lý tồn kho chi tiết.
Khách hàng hộ gia đình thường mua với số lượng nhỏ nhưng nhiều mã sản phẩm.
Cung cấp cho trang trại và hợp tác xã
Đây thường là mô hình B2B.
Doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị:
Báo giá;
Hợp đồng;
Chính sách giao hàng;
Công nợ;
Hồ sơ sản phẩm;
Tài liệu kỹ thuật.
Một hợp tác xã hoặc trang trại lớn có thể yêu cầu giao hàng theo mùa vụ và số lượng lớn.
Phân phối cho đại lý vật tư nông nghiệp
Mô hình này cần kho và hệ thống vận tải tốt hơn cửa hàng bán lẻ thông thường.
Doanh nghiệp phải kiểm soát:
Đại lý;
Hạn mức công nợ;
Chiết khấu;
Khu vực phân phối;
Hàng khuyến mại;
Chính sách đổi trả.
Bán cho vùng cây ăn quả và cây công nghiệp
Đồng Nai có nhiều khu vực sản xuất cây ăn quả và cây công nghiệp nên cơ cấu sản phẩm cần được thiết kế theo nhu cầu thực tế.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải nhập thật nhiều mã hàng.
Quan trọng hơn là lựa chọn đúng nhóm phân bón phù hợp với:
Loại cây;
Giai đoạn sinh trưởng;
Thời vụ;
Nhu cầu địa phương.
Kinh doanh đa tỉnh từ kho đặt tại Đồng Nai
Một kho tại Đồng Nai có thể được sử dụng làm trung tâm phân phối đến các tỉnh lân cận nếu vị trí giao thông thuận lợi.
Khi đó doanh nghiệp cần quan tâm thêm đến:
Quy mô tồn kho;
Vận tải;
Hợp đồng giao nhận;
Kiểm soát lô hàng;
Hệ thống kế toán kho;
Địa điểm kinh doanh;
PCCC và môi trường tùy quy mô.
Chọn ngành nghề kinh doanh phân bón – không nên chỉ đăng ký một mã bán buôn chung
Ngành bán buôn phân bón
Nếu hoạt động chính là phân phối phân bón cho đại lý, trang trại hoặc doanh nghiệp thì cần đăng ký ngành nghề phù hợp với hoạt động bán buôn.
Khi đăng ký nên mô tả đủ rõ để thể hiện hoạt động kinh doanh phân bón.
Ngành bán lẻ vật tư nông nghiệp
Nếu doanh nghiệp mở cửa hàng trực tiếp bán cho người tiêu dùng hoặc hộ sản xuất thì nên rà soát thêm mã ngành bán lẻ phù hợp.
Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp vừa có kho bán buôn vừa có cửa hàng bán lẻ.
Khi nào cần đăng ký thêm sản xuất phân bón?
Nếu doanh nghiệp trực tiếp thực hiện các công đoạn mang bản chất sản xuất, cần xem xét bổ sung ngành sản xuất phân bón.
Không nên gọi một hoạt động là “đóng gói đơn giản” nếu thực tế có:
Phối trộn;
Thay đổi thành phần;
Tạo sản phẩm mới;
Gia công thành phẩm.
Khi có yếu tố sản xuất, phải kiểm tra điều kiện riêng của cơ sở sản xuất.
Khi nào cần ngành nhập khẩu hoặc xuất khẩu?
Xuất nhập khẩu không phải lúc nào cũng được thiết kế như một “mã ngành nhập khẩu” riêng biệt.
Doanh nghiệp cần đăng ký ngành nghề kinh doanh hàng hóa phù hợp, đồng thời kiểm tra quyền xuất nhập khẩu và thủ tục chuyên ngành đối với chính mặt hàng phân bón.
Với phân bón nhập khẩu, quy định quản lý chuyên ngành quan trọng hơn việc chỉ ghi thêm cụm từ “xuất nhập khẩu” trong hồ sơ doanh nghiệp.
Bán thêm giống cây, thuốc bảo vệ thực vật có cần bổ sung ngành nghề?
Có thể cần.
Đặc biệt thuốc bảo vệ thực vật là nhóm hàng có điều kiện chuyên ngành riêng.
Không nên sử dụng ngành kinh doanh phân bón để bao phủ luôn:
Thuốc trừ sâu;
Thuốc trừ bệnh;
Thuốc diệt cỏ;
Giống cây trồng;
Các vật tư khác.
Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp chưa đồng nghĩa được bán phân bón ngay
Kinh doanh phân bón có phải hoạt động cần đáp ứng điều kiện chuyên ngành?
Có.
Luật Trồng trọt quy định tổ chức, cá nhân buôn bán phân bón phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện buôn bán phân bón, ngoại trừ trường hợp buôn bán phân bón do chính mình sản xuất.
Vì vậy cần phân biệt:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp = xác lập pháp nhân và ngành nghề.
Giấy chứng nhận đủ điều kiện buôn bán phân bón = xác nhận điều kiện chuyên ngành cho hoạt động buôn bán phân bón.
Điều kiện về người trực tiếp bán hàng cần rà soát thế nào?
Người trực tiếp buôn bán phân bón phải được tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn về phân bón, trừ trường hợp có trình độ từ trung cấp trở lên thuộc một trong các chuyên ngành được pháp luật quy định như trồng trọt, bảo vệ thực vật, nông hóa thổ nhưỡng, khoa học đất, nông học, hóa học hoặc sinh học.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ chứng minh ngay từ đầu thay vì đến khi nộp hồ sơ mới tìm người phù hợp.
Điều kiện về địa điểm kinh doanh
Điều kiện pháp luật hiện hành yêu cầu có địa điểm giao dịch hợp pháp, rõ ràng.
Do đó phải chứng minh được quyền sử dụng địa điểm thông qua hồ sơ như:
Hợp đồng thuê;
Giấy tờ của bên cho thuê;
Hồ sơ địa chỉ;
Giấy tờ khác tương ứng.
Không nên sử dụng một địa chỉ không có khả năng chứng minh quyền sử dụng thực tế.
Điều kiện về bảo quản và lưu giữ phân bón
Ngoài điều kiện cấp giấy chứng nhận, trong quá trình kinh doanh doanh nghiệp vẫn phải bảo đảm hàng hóa được bảo quản phù hợp, không làm thay đổi chất lượng sản phẩm.
Nên tuân thủ:
Hướng dẫn của nhà sản xuất;
Điều kiện ghi trên bao bì;
Yêu cầu về độ ẩm;
Nhiệt độ nếu có;
Cách xếp hàng;
Phân khu hàng lỗi.
Vì sao giấy phép doanh nghiệp và điều kiện kinh doanh phải được kiểm tra riêng?
Vì doanh nghiệp có thể đăng ký được ngành nghề nhưng chưa đáp ứng điều kiện vận hành.
Đây là nguyên tắc quan trọng với nhiều ngành nghề có điều kiện.
Không nên dùng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp như bằng chứng rằng cửa hàng đã đủ điều kiện bán phân bón.
Chọn địa điểm kinh doanh phân bón tại Đồng Nai – sai vị trí có thể làm tăng chi phí pháp lý
Cửa hàng có thể đặt trong khu dân cư không?
Không nên trả lời chỉ bằng “có” hoặc “không”.
Cần kiểm tra:
Công năng địa điểm;
Khối lượng hàng lưu trữ;
Loại phân bón;
Quy định PCCC;
Môi trường;
Quy định địa phương;
Khả năng vận chuyển.
Một cửa hàng trưng bày số lượng nhỏ khác rất nhiều với địa điểm chứa hàng chục hoặc hàng trăm tấn phân bón.
Kho phân bón nên bố trí ở đâu?
Kho nên thuận lợi về:
Xe tải;
Bốc dỡ;
Thông gió;
Chống ẩm;
An toàn;
Khoảng cách với nguồn nước hoặc thực phẩm nếu có nguy cơ ảnh hưởng.
Đồng thời phải kiểm tra pháp lý của công trình kho.
Có thể dùng chung cửa hàng và kho không?
Có thể có mô hình vừa bán vừa lưu kho tại cùng địa điểm, nhưng phải đánh giá công năng thực tế.
Nếu lượng hàng lớn, tốt hơn nên phân tách:
Khu giao dịch → khu trưng bày → khu lưu kho.
Điều này giúp dễ quản lý chất lượng và PCCC hơn.
Thuê kho tại huyện khác trụ sở công ty xử lý thế nào?
Không bắt buộc kho phải cùng địa chỉ trụ sở.
Nếu doanh nghiệp tổ chức kho hoặc cơ sở kinh doanh độc lập tại địa chỉ khác, cần đánh giá hình thức đăng ký phù hợp như địa điểm kinh doanh hoặc đơn vị phụ thuộc khác.
Không nên để doanh nghiệp sử dụng lâu dài một kho lớn nhưng hồ sơ pháp lý không phản ánh địa điểm hoạt động.
Khi nào phải đăng ký địa điểm kinh doanh?
Khi địa điểm được sử dụng như một cơ sở hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp, đặc biệt khi có:
Kho;
Giao dịch;
Bán hàng;
Nhân sự làm việc,
nên rà soát nghĩa vụ đăng ký địa điểm kinh doanh theo pháp luật doanh nghiệp.
Kho phân bón tại Đồng Nai – nơi dễ phát sinh rủi ro hơn cả trụ sở công ty
Phân loại kho theo quy mô hàng hóa
Kho vài tấn và kho vài nghìn tấn không thể quản lý giống nhau.
Quy mô kho ảnh hưởng đến:
PCCC;
Kết cấu;
Bốc dỡ;
Môi trường;
Kiểm soát hàng hóa;
Hệ thống quản trị kho.
Bố trí khu vực lưu trữ từng nhóm sản phẩm
Nên phân theo:
Chủng loại;
Nhà sản xuất;
Lô;
Hạn sử dụng;
Tình trạng hàng.
Không nên xếp lẫn hàng tốt với hàng rách bao hoặc chờ xử lý.
Điều kiện bảo quản theo hướng dẫn của nhà sản xuất
Mỗi sản phẩm có thể có yêu cầu bảo quản khác nhau.
Doanh nghiệp nên sử dụng:
Pallet;
Kho khô;
Mái chống dột;
Thông gió;
Kiểm soát độ ẩm.
Việc bảo quản không đúng có thể làm sản phẩm vón cục, biến chất hoặc giảm chất lượng.
Quản lý hàng rách bao, hư hỏng hoặc quá hạn
Phải tách riêng khỏi hàng đang bán.
Nên lập khu:
“Hàng chờ xử lý”.
Sau đó quản lý:
Số lượng;
Lô;
Nguyên nhân;
Phương án đổi trả;
Tiêu hủy;
Chứng từ.
Khi nào cần rà soát thêm yêu cầu PCCC và môi trường?
Khi có kho hàng, đặc biệt kho quy mô lớn, doanh nghiệp phải phân loại công trình và hoạt động theo pháp luật PCCC và môi trường đang áp dụng.
Không nên chờ đến khi cơ quan kiểm tra mới xác định kho thuộc diện nào.
Nguồn hàng phân bón – doanh nghiệp phải kiểm tra trước khi nhập kho, không phải sau khi bán
Kiểm tra tên sản phẩm và nguồn gốc
Trước khi mua cần kiểm tra:
Tên;
Nhà sản xuất;
Xuất xứ;
Nhà phân phối;
Tình trạng lưu hành;
Lô hàng.
Nguồn hàng càng qua nhiều tầng trung gian thì càng cần kiểm soát kỹ.
Hóa đơn, hợp đồng và chứng từ mua hàng
Mỗi lô nên có hồ sơ chứng minh nguồn gốc.
Điều này phù hợp với điều kiện buôn bán phân bón, trong đó doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ, giấy tờ truy xuất nguồn gốc phân bón.
Nhãn hàng hóa
Nhãn là căn cứ quan trọng để nhận diện sản phẩm.
Doanh nghiệp nên kiểm tra trước khi nhập:
Tên sản phẩm;
Thành phần;
Nhà sản xuất;
Xuất xứ;
Hướng dẫn sử dụng;
Cảnh báo;
Lô;
Thông tin bắt buộc khác.
Thông tin lưu hành của sản phẩm
Phân bón lưu thông trên thị trường phải đáp ứng yêu cầu quản lý chuyên ngành tương ứng.
Doanh nghiệp bán hàng không nên chỉ tin vào lời giới thiệu của nhà cung cấp.
Cần kiểm tra hồ sơ sản phẩm và tình trạng lưu hành trước khi nhập số lượng lớn.
Cách kiểm soát rủi ro khi nhập phân bón từ nhà phân phối trung gian
Có thể áp dụng nguyên tắc “5 khớp”:
Tên sản phẩm → nhà sản xuất → hồ sơ lưu hành → hóa đơn → nhãn hàng thực tế.
Nếu một trong năm yếu tố không khớp, nên yêu cầu làm rõ trước khi nhập kho.
Nếu công ty nhập khẩu phân bón về Đồng Nai, cấu trúc thủ tục thay đổi thế nào?
Nhập khẩu để kinh doanh khác gì mua hàng trong nước?
Khi mua trong nước, phần lớn trách nhiệm về nhập khẩu nằm ở nhà nhập khẩu trước đó.
Khi tự nhập khẩu, doanh nghiệp phải trực tiếp xử lý:
Hợp đồng quốc tế;
Hải quan;
Hồ sơ sản phẩm;
Chất lượng;
Nhãn;
Logistics.
Nghị định 84/2019/NĐ-CP quy định riêng về nhập khẩu và kiểm tra nhà nước chất lượng phân bón nhập khẩu.
Hồ sơ hải quan và hồ sơ sản phẩm
Hai bộ hồ sơ phải khớp nhau về:
Tên;
Chủng loại;
Nhà sản xuất;
Xuất xứ;
Khối lượng;
Lô.
Không nên để tên thương mại trên invoice khác hoàn toàn tên quản lý trong hồ sơ chuyên ngành mà không có tài liệu giải trình.
Kiểm tra chất lượng lô hàng
Phân bón nhập khẩu thuộc cơ chế kiểm tra nhà nước về chất lượng theo quy định; Nghị định 84/2019/NĐ-CP cũng quy định cơ chế miễn giảm kiểm tra trong các trường hợp đáp ứng điều kiện.
Doanh nghiệp nên tính thời gian kiểm tra chất lượng vào kế hoạch nhập hàng.
Nhãn phụ đối với hàng nhập khẩu
Trước khi đưa hàng ra lưu thông, phải bảo đảm nhãn hàng hóa tuân thủ quy định đối với hàng nhập khẩu, trong đó có thông tin tiếng Việt phải thể hiện theo quy định.
Không nên để đến khi bán cho đại lý mới bắt đầu xử lý nhãn phụ.
Kho nhập khẩu và kho phân phối cần quản lý ra sao?
Có thể cùng một kho nếu đáp ứng điều kiện thực tế, nhưng nên phân khu:
Hàng chờ hoàn thiện thủ tục;
Hàng đủ điều kiện lưu thông;
Hàng lỗi;
Hàng trả lại.
Điều này hạn chế việc xuất nhầm lô chưa hoàn thành điều kiện.
Nếu công ty tự sản xuất hoặc đóng gói phân bón tại Đồng Nai, phải tách thành một nhánh pháp lý riêng
Kinh doanh và sản xuất phân bón khác nhau thế nào?
Kinh doanh chủ yếu là mua – bán sản phẩm đã có.
Sản xuất tạo ra sản phẩm thông qua quá trình công nghệ.
Vì vậy, điều kiện sản xuất cao hơn nhiều.
Luật Trồng trọt và Nghị định 84/2019/NĐ-CP quy định riêng điều kiện và Giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất phân bón.
Cơ sở sản xuất cần đáp ứng các nhóm điều kiện nào?
Tùy hoạt động, cần kiểm tra:
Nhà xưởng;
Máy móc;
Dây chuyền;
Nhân sự;
Hệ thống quản lý chất lượng;
Phòng thử nghiệm hoặc cơ chế kiểm soát chất lượng;
Môi trường;
PCCC.
Không nên dùng kho thương mại làm cơ sở sản xuất khi chưa đánh giá các điều kiện này.
Máy móc, quy trình và nhân sự
Người trực tiếp điều hành sản xuất phải đáp ứng điều kiện chuyên môn theo quy định; nguồn pháp lý hiện hành về điều kiện sản xuất cũng yêu cầu trình độ phù hợp đối với người điều hành sản xuất.
Ngoài nhân sự, doanh nghiệp cần có dây chuyền và quy trình phù hợp với loại phân bón sản xuất.
Kiểm soát chất lượng sản phẩm
Phân bón thuộc nhóm hàng hóa được quản lý chất lượng theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.
Thông tư 09/2019/TT-BNNPTNT ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về chất lượng phân bón.
Do đó, doanh nghiệp sản xuất phải kiểm soát chất lượng trước khi đưa sản phẩm ra thị trường.
Khi nào hoạt động đóng gói có thể làm phát sinh thêm nghĩa vụ?
Nếu chỉ lưu kho nguyên bao của nhà sản xuất thì bản chất vẫn là thương mại.
Nhưng nếu doanh nghiệp:
Mở bao;
Chia nhỏ;
Sang bao;
Gắn nhãn riêng;
Phối trộn;
Thay đổi sản phẩm,
thì phải kiểm tra lại bản chất hoạt động để xác định có chuyển sang sản xuất, gia công hoặc hoạt động chịu quản lý chuyên ngành khác hay không.
Bán thêm thuốc bảo vệ thực vật, giống cây hoặc vật tư nông nghiệp – đừng gom tất cả vào “phân bón”
Mỗi nhóm hàng có điều kiện kinh doanh riêng
Một cửa hàng vật tư nông nghiệp có thể bán cùng lúc:
Phân bón;
Thuốc bảo vệ thực vật;
Giống;
Dụng cụ;
Vật tư tưới.
Nhưng điều kiện của từng nhóm hàng không giống nhau.
Thuốc bảo vệ thực vật cần rà soát gì?
Đây là nhóm hàng cần rà soát riêng về:
Giấy chứng nhận đủ điều kiện buôn bán;
Người bán;
Địa điểm;
Kho;
Danh mục sản phẩm;
An toàn.
Không nên cho rằng có giấy đủ điều kiện bán phân bón thì đương nhiên được bán thuốc bảo vệ thực vật.
Kinh doanh giống cây trồng cần lưu ý gì?
Cần kiểm tra:
Ngành nghề;
Nguồn giống;
Nhãn;
Truy xuất;
Điều kiện đối với từng nhóm giống nếu có.
Mô hình kinh doanh giống cần được quản lý tách biệt về chứng từ.
Có thể dùng chung kho hay phải tách khu vực?
Tùy từng loại hàng và yêu cầu chuyên ngành.
Ngay cả khi được bố trí trong cùng một công trình, doanh nghiệp nên phân khu rõ để tránh:
Lẫn hàng;
Nhiễm chéo;
Nhầm sản phẩm;
Rủi ro an toàn.
Cách xây dựng ngành nghề theo mô hình cửa hàng vật tư nông nghiệp tổng hợp
Nên lập danh sách hàng hóa dự kiến bán trong 2–3 năm đầu, sau đó chia thành:
Nhóm thường → nhóm có điều kiện → nhóm cần giấy phép riêng.
Từ đó mới xây bộ ngành nghề.
Công ty phân bón tại Đồng Nai cần tổ chức hóa đơn, công nợ và bán hàng thế nào?
Bán buôn cho đại lý
Nên quản lý theo từng đại lý:
Hợp đồng;
Hạn mức;
Giá;
Chiết khấu;
Công nợ;
Khu vực.
Không nên chỉ theo dõi bằng tin nhắn của nhân viên bán hàng.
Bán lẻ cho người trồng trọt
Hệ thống bán lẻ cần kết nối:
Bán hàng → kho → hóa đơn → tiền → công nợ.
Nếu bán nhiều mã hàng, nên sử dụng phần mềm có quản lý lô và hạn sử dụng.
Chính sách chiết khấu
Chiết khấu phải được thể hiện rõ:
Chiết khấu thương mại;
Chiết khấu thanh toán;
Khuyến mại;
Hỗ trợ doanh số.
Cách gọi khác nhau có thể dẫn đến xử lý kế toán và hóa đơn khác nhau.
Công nợ theo mùa vụ
Ngành vật tư nông nghiệp thường có đặc thù khách hàng thanh toán theo vụ mùa.
Doanh nghiệp nên đặt:
Hạn mức;
Thời hạn;
Lãi chậm trả nếu thỏa thuận;
Tài sản bảo đảm nếu cần;
Quy trình thu hồi.
Không nên để công nợ phát sinh không giới hạn chỉ vì quen biết đại lý.
Quản lý hóa đơn và hàng khuyến mại
Mọi chính sách tặng hàng, hỗ trợ hàng, giảm giá cần được kế toán biết trước.
Không nên để bộ phận kinh doanh tự tặng hàng nhưng kho và kế toán không có chứng từ.
8 lỗi thường gặp khi mở công ty kinh doanh phân bón tại Đồng Nai
Chỉ đăng ký ngành nghề nhưng không kiểm tra điều kiện chuyên ngành
Đây là lỗi cơ bản nhất.
Có giấy đăng ký doanh nghiệp chưa có nghĩa đã đủ điều kiện buôn bán phân bón.
Thuê kho trước khi rà soát pháp lý
Kho quá nhỏ có thể không đủ hoạt động.
Kho quá lớn lại có thể làm phát sinh chi phí PCCC, môi trường và hạ tầng cao.
Vì vậy phải chốt quy mô tồn kho trước.
Nhập hàng không đủ hồ sơ nguồn gốc
Pháp luật yêu cầu cơ sở buôn bán có hồ sơ truy xuất nguồn gốc.
Hàng không có hóa đơn hoặc chứng từ phù hợp là rủi ro lớn khi kiểm tra.
Nhãn hàng hóa không đầy đủ
Không nên bán sản phẩm chỉ vì nhà cung cấp nói rằng “hàng đã lưu hành”.
Nhân viên kho phải có checklist kiểm tra nhãn khi nhập.
Bán thêm thuốc bảo vệ thực vật nhưng chưa bổ sung điều kiện
Đây là lỗi phổ biến của cửa hàng vật tư tổng hợp.
Mỗi nhóm hàng phải được kiểm tra riêng.
Kho và cửa hàng không tách rõ công năng
Nếu kho hàng lớn đặt ngay trong khu bán lẻ mà không phân khu, rủi ro bảo quản và PCCC sẽ tăng lên.
Không quản lý hàng hết hạn hoặc hư hỏng
Hàng lỗi không được để chung với hàng bán bình thường.
Phải có quy trình khóa tồn và xử lý.
Mở thêm điểm bán nhưng chưa cập nhật đăng ký doanh nghiệp
Khi mở thêm cửa hàng hoặc kho hoạt động thường xuyên tại địa chỉ khác, phải kiểm tra nghĩa vụ đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc hình thức pháp lý tương ứng.
Checklist thành lập công ty kinh doanh phân bón tại Đồng Nai từ giấy phép đến lô hàng đầu tiên
Chốt mô hình bán buôn, bán lẻ hay phân phối
Đây là bước số 1.
Cần ghi rõ:
Ai là khách hàng → bán hàng gì → hàng lấy từ đâu → lưu kho ở đâu → bán ở phạm vi nào.
Chọn loại hình doanh nghiệp
Có thể lựa chọn:
Công ty TNHH một thành viên;
Công ty TNHH hai thành viên;
Công ty cổ phần.
Nên lựa chọn dựa vào số người góp vốn và kế hoạch huy động vốn, không phải chỉ dựa trên tên gọi.
Đăng ký đúng ngành nghề
Bộ ngành nghề phải khớp với hoạt động:
Bán buôn;
Bán lẻ;
Sản xuất nếu có;
Các mặt hàng vật tư bổ sung.
Chốt trụ sở, cửa hàng và kho
Có thể là ba địa điểm khác nhau.
Mỗi địa điểm phải xác định:
Công năng;
Hợp đồng;
Đăng ký;
Điều kiện chuyên ngành.
Rà soát điều kiện kinh doanh phân bón
Trước khi bán cần rà soát ba điểm cốt lõi theo Điều 42 Luật Trồng trọt:
Địa điểm giao dịch hợp pháp, rõ ràng;
Hồ sơ truy xuất nguồn gốc;
Người trực tiếp buôn bán đáp ứng yêu cầu chuyên môn.
Trên cơ sở đó thực hiện Giấy chứng nhận đủ điều kiện buôn bán phân bón nếu thuộc trường hợp phải có.
Chuẩn hóa hồ sơ nguồn hàng
Mỗi nhà cung cấp nên có một bộ:
Hồ sơ pháp lý;
Hợp đồng;
Hóa đơn;
Hồ sơ sản phẩm;
Danh sách mã hàng.
Chuẩn bị thuế, hóa đơn và kế toán
Trước ngày bán hàng đầu tiên phải có:
Tài khoản;
Hóa đơn điện tử;
Quy trình kho;
Mã hàng;
Giá vốn;
Chính sách công nợ.
Nếu triển khai sau khi đã bán, dữ liệu ban đầu rất dễ bị sai.
Kiểm tra điều kiện bổ sung nếu kinh doanh thêm vật tư khác
Trước khi nhập thêm một nhóm hàng, nên hỏi:
“Nhóm hàng này có điều kiện riêng hay không?”
Đặc biệt chú ý:
Thuốc bảo vệ thực vật;
Giống;
Hóa chất;
Thức ăn chăn nuôi;
Thuốc thú y.
Thành lập công ty kinh doanh phân bón tại Đồng Nai – nên thiết kế theo chuỗi phân phối thay vì chỉ nhìn vào giấy phép
Một công ty phân bón vận hành tốt không chỉ là doanh nghiệp “có đủ giấy”.
Mô hình kinh doanh phải kết nối được:
Nguồn hàng → kho → pháp lý sản phẩm → bán hàng → hóa đơn → công nợ → vận chuyển → khách hàng.
Mô hình cửa hàng bán lẻ
Phù hợp khi tập trung vào hộ trồng trọt tại khu vực cụ thể.
Ưu tiên:
Vị trí;
Sản phẩm;
Tư vấn;
Quản lý hàng;
Hóa đơn.
Mô hình đại lý cấp 1, cấp 2
Cần mạnh về:
Vốn lưu động;
Công nợ;
Kho;
Mạng lưới;
Chính sách đại lý.
Không nhất thiết phải có cửa hàng đẹp nhưng hệ thống kho và giao hàng phải tốt.
Mô hình kho phân phối cho nhiều huyện
Đây là mô hình logistics – thương mại.
Doanh nghiệp nên chọn kho gần tuyến giao thông thuận lợi và xây hệ thống quản trị tồn kho theo:
Sản phẩm → lô → nhà cung cấp → ngày nhập → ngày xuất.
Mô hình nhập khẩu – phân phối
Đây là mô hình có nhiều lớp pháp lý hơn:
Nhà cung cấp nước ngoài → hồ sơ nhập khẩu → kiểm tra chất lượng → kho → đại lý → thị trường.
Doanh nghiệp phải có đội ngũ đủ năng lực xử lý cả hải quan lẫn quản lý phân bón. Quy định về kiểm tra chất lượng phân bón nhập khẩu tại Nghị định 84/2019/NĐ-CP cần được tính ngay vào kế hoạch nhập hàng.
Mô hình sản xuất – phân phối – bán lẻ
Đây là chuỗi hoàn chỉnh nhưng cũng là mô hình có nhiều điều kiện nhất.
Doanh nghiệp phải quản lý đồng thời:
Nhà máy → chất lượng → sản phẩm lưu hành → kho → hệ thống phân phối → cửa hàng → truy xuất.
Vì vậy, với thành lập công ty kinh doanh phân bón tại Đồng Nai, cách triển khai an toàn không phải là “có công ty rồi tìm hàng để bán”. Nên bắt đầu từ việc xác định sản phẩm – khách hàng – nguồn hàng – kho – địa điểm bán – phạm vi phân phối, sau đó mới thiết kế ngành nghề và giấy phép.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần nhớ ba điều kiện lõi của hoạt động buôn bán phân bón theo Luật Trồng trọt: địa điểm giao dịch hợp pháp, hồ sơ truy xuất nguồn gốc và người trực tiếp buôn bán đáp ứng yêu cầu chuyên môn. Đây là ba điểm nên được kiểm tra ngay từ giai đoạn thuê mặt bằng, tuyển nhân sự và ký hợp đồng với nhà cung cấp, thay vì đợi đến khi cửa hàng đã hoàn thiện mới làm hồ sơ xin đủ điều kiện.
Thành lập công ty kinh doanh phân bón tại Đồng Nai cần được chuẩn bị đồng bộ từ thủ tục đăng ký doanh nghiệp đến việc rà soát các điều kiện chuyên ngành áp dụng cho từng mô hình kinh doanh cụ thể. Doanh nghiệp nên xác định rõ mình chỉ bán buôn, bán lẻ hay còn thực hiện nhập khẩu, sản xuất, gia công và phân phối để lựa chọn ngành nghề, kho bãi và hồ sơ pháp lý phù hợp.
